Seit Juli 2019 dürfen Rechnungen an Einrichtungen der öffentlichen Hand nur noch digital geschickt werden, dazu gehören staatliche und kommunale Behörden, andere juristische Personen des öffentlichen Rechts, gemeinnützige Vereine oder Stiftungen (Germany Trade & Invest, GTAI). Rechnungen auf Papier werden nicht mehr akzeptiert und auch eingescannte Rechnungen oder Dokumente im PDF-Format dürfen nicht mehr übermittelt werden.
Damit hat Estland die Europäische Richtlinie 204/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung (e-Invoicing) bei öffentlichen Aufträgen umgesetzt.
Es muss sichergestellt werden, dass die Buchhaltungssoftware elektronische Rechnungen erstellen und versenden kann. Wenn Dienstleister über keine entsprechende Software verfügen, können sie das Rechnungsinformationssystem nutzen, das sich im Unternehmensportal des E-Business Registers befindet.
Deutschland folgt bis spätestens 2020
Auch in Deutschland gelten die EU-Vorschriften und zwar seit dem 27.11.2018 für Bundesministerien und Verfassungsorgane. Spätestens bis November 2019 folgen alle öffentlichen Auftraggeber des Bundes. Auf Länder- und kommunaler Ebene wird die Richtlinie im April 2020 umgesetzt. (www.computerwoche.de)
Unternehmen sollten also dringend prüfen, inwiefern sie ihre bisherige E-Rechnungsstellung anpassen müssen und wie sich alle firmeninternen Prozesse dadurch optimieren lassen.
