Rechtsgrundlagen

Grenzüberschreitende Arbeitseinsätze stehen in der Europäischen Union an der Tagesordnung. Auch viele Unternehmen aus Deutschland nutzen die im Rahmen der Dienstleistungsfreiheit für den europäischen Binnenmarkt vorgesehenen Möglichkeiten, vorübergehend im EU-Ausland tätig zu sein.

Wenn in diesem Zusammenhang Personal nach Italien entsandt wird, so bleibt auf das Arbeitsverhältnis der entsandten Arbeitnehmer grundsätzlich das Recht des (deutschen) Heimatlandes anwendbar. Darüber hinaus sind aber auch europäische bzw. italienische Entsendungsbestimmungen zu beachten - z.B. in Bezug auf Meldepflichten und Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen.

Als Mitgliedstaat der Europäischen Union gelten in Italien grundsätzlich die ‎Regelungen des Europäischen Binnenmarktes zur Arbeitnehmerfreizügigkeit, ‎zur Freiheit des Warenverkehrs sowie zur Niederlassungs- und ‎Dienstleistungsfreiheit (Richtlinie 2006/123/EG). ‎

Die Dienstleistungserbringung im Ausland geht meist einher mit der ‎Entsendung von Mitarbeitern in das Zielland. Die EU-Richtlinie über die ‎Entsendung von Arbeitnehmern in einen anderen Mitgliedstaat (Richtlinie ‎‎96/71/EG) beschreibt drei Fälle der Entsendung:‎

• Entsendung eines Mitarbeiters im Rahmen eines ‎Werk- oder Dienstleistungsvertrages
• Entsendung eines Mitarbeiters in eine Niederlassung oder in ein Unternehmen ‎der Unternehmensgruppe
• Entsendung durch eine Zeitarbeitsfirma oder Arbeitsvermittlungsagentur

In allen Fällen muss während der Entsendung das ursprüngliche Beschäftigungsverhältnis ‎bestehen bleiben. Die Entsenderichtlinie beinhaltet weiterhin ‎Schutzbestimmungen, die vom Dienstleistungserbringer für seine Mitarbeiter ‎eingehalten werden müssen. Diese reichen von Höchstarbeitszeiten bis hin zu ‎Mindestlöhnen.‎

In Italien wurden diese Vorgaben unter anderem in den folgenden Gesetzen umgesetzt:

• Legislativdekret Nr. 276/2003
• Gesetzesdekret Nr. 66/2003
• Legislativdekret Nr. 136/2016

Der italienische Begriff der Entsendung weicht jedenfalls ein wenig von den Vorgaben der Richtlinie ab. Eine Entsendung liegt auch vor, wenn kein grenzüberschreitender Dienstleistungsvertrag vorliegt, etwa im Falle der Entsendung innerhalb der Unternehmensgruppe. Andererseits unterscheidet die nationale italienische Regelung zwischen der Entsendung und der Arbeitnehmerüberlassung.

Sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten bei Entsendungen innerhalb der ‎EU regelt die seit dem 1.05.2010 geltende EU-Verordnung (EG) ‎‎883/2004 in der von der EU-Verordnung (EG) 465/2012 abgeänderten Fassung. EU-Bürger unterliegen als entsandte Arbeitnehmer allen Arten der ‎heimischen Sozialversicherung, wenn ein Beschäftigungsverhältnis mit dem ‎entsendenden Unternehmen fortbesteht, wenn es sich um eine tatsächliche ‎Bewegung aus dem Entsendelande heraus handelt und die Entsendedauer auf ‎höchstens 24 Monate befristet ist. ‎

Hierfür ist für den Arbeitnehmer im Heimatland das sogenannte A1-Formular zu beantragen. Dieses Formular dient als Beweis dafür, dass die Sozialabgaben für die entsandten Mitarbeiter ordnungsgemäß im Heimatland (Deutschland) abgeführt werden.

Im Juni 2018 wurde die Richtlinie (EU) 2018/957 erlassen, welche die Staaten verpflichtet, in Zukunft einige Änderungen in der nationalen Gesetzgebung, was die Entsendung angeht, vorzunehmen:

Die maximale Entsendungsdauer soll von 24 Monaten auf 12 Monate (maximal verlängerbar auf 18 Monate bei Erhalt einer besonderen Genehmigung) reduziert werden – bis zur Umsetzung verbleibt es bei den 24 Monaten;

Die entsendenden Unternehmen sollen verstärkt auf die Einhaltung der Mindestlöhne und der arbeitsrechtlichen Mindestbedingungen im Zielland während der Entsendung verpflichtet werden.

Die Mitgliedsstaaten haben 2 Jahre Zeit (ab dem 30.05.2018) die Umsetzung der Richtlinie ins nationale Recht vorzunehmen. Bis zur Umsetzung gelten die alten Regeln (s.o.: Entsendungsdauer bis zu 24 Monate).

1.1 Selbstständig Erwerbstätige

Für Selbstständige muss keine Entsendemeldung abgegeben werden. Selbstständig Erwerbstätige müssen die Auftrags-, Vertrags- und ‎Arbeitskonstellationen genau prüfen, um eine „Scheinselbstständigkeit“ zu ‎vermeiden.

Im Unterschied zu den untergeordneten Arbeitsverhältnissen mangelt es den selbstständig Erwerbstätigen an der „Subordination“ (dem Unterordnungsverhältnis gegenüber dem Arbeitgeber) und somit wird die Selbstständigkeit der beauftragten Person vorausgesetzt.

Bevor ein in Italien tätiges Unternehmen die Anwendung dieser autonomen Vertragsart in Anspruch nimmt, empfiehlt es sich, eine gründliche Überprüfung des Zwecks und der Ausgestaltung der Zusammenarbeit vorzunehmen, um das Risiko einer Scheinselbstständigkeit und die spätere Einstufung als untergeordnetes Arbeitsverhältnis auszuschließen.

Diese Gefahr ergibt sich insbesondere, wenn der Selbstständige in das Unternehmen eingegliedert wird und ‎dort unselbstständige Tätigkeiten verrichtet. Zu beachten ist stets: Es ‎kommt auf die tatsächlich gelebte Vertragspraxis an.

In Italien, insbesondere seit der durch das Legislativdekret Nr. 81/2015 eingeführten Arbeitsrechtsreform, werden die Voraussetzungen für das Vorliegen der Scheinselbstständigkeit sehr eng ausgelegt. Für das Vorliegen einer Scheinselbstständigkeit reicht es z.B. schon aus, dass die Fremdorganisation („etero-organizzazione“) der Arbeiten besteht.

Dies stellt eine tiefgreifende Veränderung der vorherigen gesetzlichen Regelung dar. Während vorher, wie es von Art. 2094 des italienischen Zivilgesetzbuches normiert („ […] alle dipendenze e sotto la direzione […]“) war, für das Vorliegen einer abhängigen Beschäftigung/eines abhängigen Arbeitsverhältnisses die Fremddirektion erforderlich war, d.h. die volle Weisungsgebundenheit vorausgesetzt wurde, so reicht nunmehr für die Einordnung als abhängige Beschäftigung und die Annahme eines Arbeitsvertrages bereits die Fremdorganisation („etero-organizzazione“) aus, die sehr viel eher und einfacher zu bejahen ist.

Gemäß der neuen Norm, wäre stets dann eine abhängige Beschäftigung (Scheinselbstständigkeit) gegeben, wenn jemand als Mitarbeiter in die Betriebsorganisation des Dienstherrn/Auftraggebers eingebunden ist. Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die selbststndige Erwerbstätigkeit in Italien nahezu abgeschafft wurde und nur noch in wenigen Grenzfällen risikofrei ausgeführt werden kann (bei Freiberuflern beispielsweise: Anwälte/Steuerberater). Insofern ist bei der Wahl einer selbstständigen Erwerbstätigkeit in Italien mit höchster Vorsicht zu verfahren.

1.2 Werk- und Dienstverträge

Werkvertrag

Ein Werkvertrag liegt vor,‎

• wenn sich eine Person (Auftragnehmer, Werkvertragsnehmer) gegen Entgelt (Werklohn, Honorar) verpflichtet,‎
• für eine andere Person (Auftraggeber, Werkbesteller) einen bestimmten Erfolg ‎‎(das Werk) herbeizuführen. ‎

Der Auftragnehmer schuldet ein im Werkvertrag konkret definiertes und auch „greifbares“ Arbeitsergebnis, das er selbständig und eigenverantwortlich ‎produzieren muss.‎

Der Auftragnehmer ist vom Werkbesteller (Auftraggeber) persönlich unabhängig, ‎also nicht Weisungs gebunden,  hinsichtlich

• Arbeitsort
• Arbeitszeit
• Verhalten bei der Arbeit.‎

Lediglich sachliche Weisungen für die Herstellung des Werkes sind möglich (z.B. ‎durch Erstellen eines Anforderungskataloges vor Auftragserteilung).‎

Der Auftragnehmer arbeitet mit eigenen Arbeits- und Betriebsmitteln und ist nicht in ‎den Betrieb des Auftraggebers eingegliedert. Er hat das Recht, sich vertreten zu ‎lassen. Auch die Zuhilfenahme eines eigenen Mitarbeiters oder eines Subunternehmers ist ‎zulässig, sofern nicht vertraglich ausgeschlossen.‎

Ist der Erfolg vertragsgemäß herbeigeführt, endet das Vertragsverhältnis automatisch und das ‎vereinbarte Honorar ist zu entrichten.

Ist die Leistung hingegen nicht ordnungsgemäß erbracht worden, das Werk z.B. schadhaft, ‎können Gewährleistungsansprüche geltend gemacht werden. Bei nicht pünktlicher ‎Erbringung der Leistung ist die Geltendmachung eines Verspätungsschadens ‎denkbar. Der Werkvertragsnehmer trägt somit das wirtschaftliche Risiko für seinen ‎Auftrag.‎

Freier Dienstvertrag

Nach dem ‎italienischen Recht liegt ein freier Dienstvertrag dann vor, wenn sich ‎jemand gegen Entgelt verpflichtet, einem Auftraggeber für bestimmte oder ‎unbestimmte Zeit seine Leistungskraft zur Verfügung zu stellen, ohne sich in ‎persönliche Abhängigkeit zu begeben.‎

Der Unterschied zum Werkvertrag besteht darin, dass kein Werk („opera“), sondern lediglich ein Dienst („servizio“) geschuldet wird.

Der Dienstleistungserbringer handelt vollumfänglich frei, ist nicht Weisungs gebunden und erbringt die Leistung mit eigenen Mitteln. Er ist auch nicht im Betrieb des Auftraggebers eingebunden.

Eine Koordination mit dem Auftraggeber ist aber möglich.

1.3 Arbeitnehmerüberlassung

Eine deutsche Arbeitskraft kann an ein Unternehmen in Italien überlassen werden. Zu unterscheiden ist die Arbeitnehmerüberlassung von der Entsendung zur Erfüllung eines Werk-/Dienstvertrages.

Für die Beurteilung, ob ein Arbeitsverhältnis eine grenzüberschreitende Entsendung oder eine Arbeitnehmerüberlassung darstellt, ist der wahre wirtschaftliche Gehalt und nicht die äußere  Erscheinungsform des Sachverhaltes maßgebend. Liegt der Schwerpunkt der Leistung, mithin der Grund für die Entsendung des Arbeitnehmers nach Italien durch das deutsche Unternehmen, in der Erbringung/Erfüllung eines Werkes oder eines Dienstes, welche vom deutschen Unternehmen als Werk-/Dienstleistungserbringer in eigener Regie und Verantwortung geleitet wird, so kann vom Vorliegen eines Werk- bzw. Dienstleistungsvertrages ausgegangen werden.

Erschöpft sich aber die Leistung des Unternehmens in der Überlassung von betriebseigenen Arbeitskräften, die der Auftraggeber dann anweist, nutzt und koordiniert, so ist eher von einer  rbeitnehmerüberlassung auszugehen. 

Liegt eine Überlassung des Arbeitnehmers nach Italien vor, so bedarf die ordnungsgemäße Durchführung der entsprechenden ministeriellen Genehmigungen. Besitzt das deutsche Unternehmen im Heimatland eine entsprechende Autorisierung, Arbeitnehmerüberlassungstätigkeiten durchzuführen, so kann die Autorisierung zwar anerkannt werden (ein Angleichungsverfahren ist durchzuführen), unterliegen jedoch dennoch den folgenden Bedingungen:

1. Das Unternehmen nimmt eine Eintragung im italienischen Personalleasingfirmen-Register des Arbeits- und Sozialministeriums vor. Dazu ist entweder 

• vorab eine Autorisierung des Ministeriums zur Ausübung von Personalbereitstellung zu beantragen; die Autorisierung ist an die Erfüllung der in Italien geltenden gesetzlichen Voraussetzungen für Personalleasingfirmen gebunden;

• oder eine einfache Anfrage auf Eintragung zu stellen (d.h. es ist keine Autorisierung notwendig), wenn das ausländische Unternehmen schriftlich belegen kann, dass es im Besitz einer im Auslandsmitgliedsstaat erteilten und der italienischen gleichwertigen Autorisierung ist, d.h. dass es zur Erlangung der Autorisierung dieselben Voraussetzungen erfüllt, die in Italien für italienische Firmen gelten würden. Hier beginnt dann das Angleichungsbeweisverfahren.

2. Auch für gelegentliche grenzüberschreitende Personalbereitstellungen im Rahmen einer Entsendung muss das ausländische Arbeitnehmerüberlassungsunternehmen den Nachweis erbringen, dass es im Herkunftsstaat Kraft einer gleichwertigen Autorisierung die Arbeitnehmerüberlassung betreibt, d.h. die in Italien dafür gesetzlich vorgesehenen Mindestanforderungen erfüllen würde, oder aber eine Autorisierung durch das Ministerium vorweisen könnte. 

Die oben genannte Registrierung/Erhalt der Autorisierung kann langwierig (mitunter mehrere Monate in Anspruch nehmen) und kostenaufwendig sein.

Meldepflichten

Um die Einhaltung nationaler Vorschriften feststellen zu können, ist eine Meldung der Tätigkeit bei den lokalen Behörden erforderlich. Diese Meldung beinhaltet unter anderem Angaben zum Arbeitnehmer,  Arbeitsort etc.

2.1 Entsendemeldung

Das italienische Entsendegesetz (Legislativdekret Nr. 136/2016, vom Legislativdekret Nr. 122/20 abgeändert, das am 30.09.20 in Kraft getreten ist) sieht eine Meldepflicht für (ausländische) Unternehmen vor, nach der alle nach Italien entsandten Arbeitnehmer, die im Rahmen der Dienstleistungserbringung tätig sind, beim Ministerium für Arbeit und Soziales gemeldet werden müssen (mindestens 1 Tag vor Beginn des Einsatzes). Zudem müssen zwei Ansprechpartner („referente“) benannt werden (einen Zustellungsansprechpartner, der als Anlaufstation für eventuelle Rückfragen der Behörde dient, und ein sog. gewerkschaftlicher Ansprechpartner, der vertretungsbefugt ist). Der Zustellungsansprechpartner muss bis zu 2 Jahre nach Rückkehr des Arbeitnehmers in das jeweilige Heimatland bzw. der Beendigung der Aktivität in Italien als Anlaufstation dienen, der gewerkschaftliche Ansprechpartner wir nur für die Zeit der Entsendung ernannt. Zudem müssen die Unterlagen (Arbeitsvertrag/Abrechnungen etc.) der betroffenen Arbeitnehmer ins Italienische übersetzt und (für bis zu 2 Jahren nach Beendigung der Entsendung) aufbewahrt werden und bestimmte Arbeitsbedingungen des italienischen Rechts (soweit diese günstiger als im Herkunftsland sind) eingehalten werden.

Demnach bestehen grundsätzlich vier Pflichten:

1. Ernennung der zwei „referenti“
2. Meldung der Entsendung noch vor deren Beginn
3. Auf Anfrage der Behörden: Möglichkeit der unverzüglichen Vorlage der Dokumentation der entsandten Arbeitnehmer in italienischer Sprache + Aufbewahrung der Dokumentation
4. Einhaltung bestimmter Arbeitsbedingungen des italienischen Rechts

Treten nach Abgabe der Meldung Änderung ein wie z. B.

• die Änderung des Einsatzortes oder der Einsatzorte
• die Änderungen/Verlängerungen des Einsatzes
• ein späterer als der in der Erstmeldung gemeldete Beginn
• das Nichtzustandekommen bereits gemeldeter Entsendungen oder Überlassungen einzelner Arbeitnehmer,

ist unverzüglich eine Meldung der Änderung abzugeben. Eine neue Meldung ist immer dann erforderlich, wenn sich die Entsendesituation gegenüber der Erstmeldung verändert. 

Arbeitnehmer ausländischer Unternehmen, die in Italien tätig sind, aber keine grenzüberschreitende Dienstleistung erbringen, fallen nicht unter den Anwendungsbereich des Entsendegesetzes.  insbesondere werden hierbei folgende Sachverhalte erwähnt, die nicht meldepflichtig sind, vorausgesetzt, dass keine Dienstleistung erbracht wird:

1. Teilnahme an Konferenzen
2. Teilnahme an Besprechungen
3. Teilnahme an Veranstaltungen

Hierbei besteht jedoch die Notwendigkeit, den konkreten Sachverhalt zu untersuchen, um eine Überschreitung des schmalen Grats zwischen Dienstleistungserbringung (z.B. Beratungsdienstleistung) und reine Teilnahme zu vermeiden.

Selbstständige Arbeiter sind vom Anwendungsbereich des italienischen Entsendegesetzes ausgeschlossen. In diesem Zusammenhang ist die A1- Bescheinigung nur zu sozialversicherungsrechtlichen Zwecken erforderlich. Die Verpflichtungen, gemäß Legislativdekret Nr. 136/2016 beziehen sich auf alle möglichen Dienstleistungen, einschließlich der Montage, Demontage und Bauleistungen.

Die Meldung erfolgt über das Online-Portal des Ministeriums.

Um die erforderlichen Meldungen durchzuführen, muss zuerst der gesetzliche Vertreter (bzw. ein vertretungsbefugter Bevollmächtigte) der entsendenden Firma im benannten Portal als „Utente Estero“ registriert werden. Das persönliche Profil des gesetzlichen Vertreters (bzw. des registrierten vertretungsbefugten Bevollmächtigten) muss dann mit dem angemeldeten Firmenprofil verknüpft werden,  indem ein vom Portal generiertes Pdf-File (mit einer eIDAS-Verordnungskonformen elektronischen Signatur unterzeichnet) hochgeladen wird.

Daraufhin ist es möglich, durch Klicken auf „Distacco Transnazionale UE“,, die erforderliche Meldung bezüglich der Entsendung durchzuführen. Dabei muss man auf „Inserisci nuova“ klicken und die Daten der entsendenden Firma, deren gesetzlichen Vertreter, des Entsendungsempfängers (in der Regel der italienische Auftraggeber) und dessen gesetzlichen Vertreter, der zwei Ansprechpartner sowie zur Entsendung konkret (Einsatzdauer, Einsatzort, Daten zu den entsandten Arbeitnehmern)  eintragen.

Bei Entsendungen, die länger als 12 Monate dauern, finden, nach Ablauf des 12. Monats (bzw. nach vorheriger begründeter Mitteilung an das italienische Arbeitsministerium, nach Ablauf des 18. Monats), sämtliche Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen des italienischen Rechts sowie der allgemein verbindlich erklärten italienischen Tarifverträgen Anwendung, soweit diese günstiger als im Herkunftsland sind. Ausgenommen sind allein die Vorschriften zu Verfahren und Bedingungen für den Abschluss und die Beendigung des Arbeitsvertrags, zu Wettbewerbsverbotsklauseln sowie zu zusätzlichen betrieblichen Altersversorgungsystemen.

Im Hinblick auf die Berechnung der Entsendungsdauer muss berücksichtigt werden, dass im Falle von aufeinanderfolgenden Entsendungen eines Mitarbeiters zu demselben Leistungsempfänger in Italien, die zweite Entsendung nur dann als separat behandelt wird, wenn ein Zeitraum von mindestens zwei Monaten zwischen den Entsendungen vergangen ist. Andernfalls werden, zum Zwecke der Berechnung der Entsendungsdauer, die zwei Entsendezeiträume samt dem Zeitraum zwischen den Entsendungen als ein einziger Entsendungszeitraum berechnet.

2.2 Arbeitnehmerüberlassung

Im Falle der Arbeitnehmerüberlassung muss vor der jeweiligen Arbeitsaufnahme in

Italien ebenfalls die Meldungen gemäß obigem Absatz vorgenommen werden.

Darüber hinaus stellt sich in der Praxis oft die Frage, ob Verleiher oder Entleiher im Rahmen des italienischen Entsendegesetzes meldepflichtig sind. Sowohl im Falle der direkten (d.h. deutscher Verleiher und italienischer Entleiher) als auch der indirekten Arbeitnehmerüberlassung (d.h. deutscher Entleiher entsendet die überlassenen Arbeitnehmer nach Italien), gelten die Arbeitnehmer als von dem Leiharbeitsunternehmen (Verleiher) entsandt. Diesem obliegen demzufolge alle von dem italienischen Entsendegesetz vorgesehenen Pflichten.

Allerdings entstehen dabei bestimmte Informationspflichten auch zulasten des deutschen Entleihers und des italienischen Leistungsempfängers: Im Falle der indirekten Arbeitnehmerüberlassung, ist der Entleiher verpflichtet, vor Entsendungsbeginn dem Verleiher die für die Entsendungsmeldung notwendigen Informationen schriftlich mitzuteilen (Anzahl und Personalien der entsandten Arbeitnehmer; Entsendungsbeginn, -ende und -dauer; Einsatzort der entsandten Arbeitnehmer; Personendaten des italienischen Empfangsunternehmens) und an den in Italien ansässigen Leistungsempfänger eine Kopie der Mitteilung dieser Informationen sowie den Nachweis der tatsächlich erfolgten Mitteilung an den Verleiher zu übersenden. Der in Italien ansässige Leistungsempfänger bzw. Entleiher muss dem Verleiher die anzuwendenden italienischen gesetzlichen, wirtschaftlichen und tarifvertraglichen Arbeitsbedingungen mitteilen und die italienische Übersetzung dieser Mitteilung für die Zeit der Entsendung und für die darauffolgenden 2 Jahre aufbewahren

2.3 Arbeitnehmer aus Drittstaaten

Arbeitskräfte aus Nicht-EU-Staaten benötigen in Italien grundsätzlich eine Arbeits- und Aufenthaltsgenehmigung sowie ein Visum der italienischen Botschaft oder des italienischen Konsulats im  Wohnstaat. Die Arbeitsgenehmigungen werden im Rahmen der jährlich von der Regierung festgelegten Einwanderungskontingente an Arbeitskräften aus Drittstaaten erteilt.

Die diesbezügliche italienische Gesetzgebung, insbesondere der sogenannte Einheitstext für die Einwanderung (Legislativdekret Nr. 286/1998, Art. 27 in der aktuell geltenden Fassung), sieht allerdings einige Ausnahmefälle vor, in denen diese Kontingente nicht berücksichtigt werden müssen und vereinfachte Meldeverfahren zur Anwendung kommen, wie z.B. bei Entsendungen von  Drittstaatenangehörigen im Rahmen eines Werkvertrags oder bei konzerninternen Entsendungen von Führungskräften und hochqualifiziertem Personal.

Eine Ausnahmeregelung laut Art. 27 Legislativdekret Nr. 286/1998 betrifft Arbeitskräfte aus Nicht-EU-Ländern, die ein reguläres Arbeitsverhältnis mit einem Arbeitgeber in einem EUStaat haben und  von diesem vorübergehend nach Italien entsandt werden, um dort Tätigkeiten im Rahmen eines mit einem italienischen Auftraggeber geschlossenen Werkvertrages auszuüben.

Die entsandten Personen müssen im Besitz folgender Dokumente sein:

• eines gültigen Reisepasses oder eines gleichwertigen Dokuments
• einer gültigen Aufenthalts-, bzw. Arbeitsgenehmigung für den EU-Staat, in dem sie originär beschäftigt sind (in diesem Falle Deutschland)
• eines Sozialversicherungsnachweises A1.

2.4 Bußgelder

Im Zusammenhang mit der Entsendung von Mitarbeitern drohen in Italien bei Missachtung der Meldepflichten folgende Verwaltungsstrafen: 

Sanktionen bei Verstößen der oben erläuterten Pflichten nach dem Legislativdekret Nr. 136/2016:

1. der Verstoß gegen die Angabepflicht der Bezugspersonen („referenti“) kann mit einer Geldbuße von 2.400 – 7.200 EUR belegt werden;

2. bei Verstoß gegen die oben benannte Entsende-Mitteilungspflicht drohen Sanktionen in Form einer Geldbuße in Höhe von 180 – 600 EUR pro Verstoß für jeden entsandten Arbeitnehmer;

3. jeder einzelne Verstoß gegen die nicht ordnungsgemäße Aufbewahrung der Unterlagen kann mit einer Geldbuße von 600 – 3.600 EUR belegt werden;

4. Bei Nichteinhaltung der Informationspflicht im Falle der direkten Arbeitnehmerüberlassung sind Geldbußen i.H.v. 180,- bis 600,- Euro pro entsandten Arbeitnehmer vorgesehen.

Insgesamt dürfen die genannten Sanktionen 180.000 EUR nicht übersteigen.

Sollte eine unechte, missbräuchliche Entsendung vorliegen, drohen darüber hinaus Geldbußen, sowohl für das entsendende Unternehmen als auch für den Entsendungsempfänger in Höhe von 60  EUR pro Mitarbeiter, pro Arbeitstag. Diese Sanktion wird jedoch in jedem Falle mit mindestens 6.000 EUR und maximal 60.000 EUR veranschlagt.

Bei Nichteinhaltung der Informationspflicht im Falle der indirekten Arbeitnehmerüberlassung sind Geldbußen i.H.v. 500,- bis 1.500,- Euro pro entsandten Arbeitnehmer vorgesehen. 

Bei Rückfälligkeit innerhalb von drei Jahren werden die obigen Sanktionen um 40% erhöht.

2.5 Qualifikationsnachweis

In Deutschland sind eine Reihe von Gewerben zulassungspflichtig, z.B. Maurer, Metallbauer, Fahrzeugbauer, Informationstechniker, Elektrotechniker, Bäcker, Augenoptiker, Zahntechniker.

In Italien gilt allgemein, dass viele Gewerbetätigkeiten keine besondere Zulassung und Qualifikationsnachweise erfordern (Änderungen in Zukunft können nicht ausgeschlossen werden). Insbesondere gilt dies für die oben genannten Gewerbe (jedenfalls zum momentanen Datum, Änderungen in Zukunft können nicht ausgeschlossen werden).

Einige Tätigkeiten sind jedoch reglementiert (beispielsweise Rechtsanwälte/Steuerberater/Ärzte – es handelt sich hierbei nur um eine beispielhafte und nicht abschließende Aufzählung).

Bevor ein deutsches Unternehmen in Italien eine Tätigkeit eines reglementierten Gewerbes ausüben darf, muss dies beim jeweils zuständigen Ministerium gemeldet werden. Eventuell ist je nach Tätigkeit die Beantragung einer Autorisation erforderlich. Die diesbezüglichen Besonderheiten hängen stets vom Einzelfall ab und sollten jeweils im Einzelfall durch einen Verwaltungs-/Gesellschaftsrechtler geprüft werden.

Einen Überblick über die reglementierten Berufe in den europäischen Ländern finden Sie in einem Online-Tool der EU Kommission.

Bau und Montage

Die nach Italien entsandten Arbeitnehmer haben Anspruch auf die Anwendung derselben Arbeitsbedingungen, die für die italienischen Arbeitnehmer mit denselben Tätigkeiten im selben Arbeitsort in Italien gelten. Dies gilt auch im Rahmen der Bau- und Montagearbeiten. Das italienisches Arbeitsministerium hat erläutert, welche spezifischen Arbeitsbedingungen der in Italien angemeldeten Arbeitnehmer auch auf die ausländischen Arbeitnehmer angewandt werden, und zwar:

• Arbeitszeit
• Jährliche Urlaubsansprüche
• Nichtdiskriminierung zwischen Männern und Frauen
• Mindestgehälter.

Bezüglich der Mindestgehälter hat das Arbeitsministerium erklärt, dass hier alle Vermögensauszahlungen einbezogen werden, d.h. es werden alle Zahlungen berechnet, die einen vermögenswerten Vorteil darstellen.

Infolgedessen werden die Zahlungen, die von den Arbeitgebern zugunsten der Arbeitnehmer im Bausektor an die italienische Bauarbeiterkasse („cassa edile“) geleistet werden, als Teil des Mindestgehalts dieses Sektors gewertet. Hierbei handelt es sich um periodische Leistungen, welche der Arbeitgeber zugunsten der Arbeitnehmer an die Bauarbeiterkasse zahlt und die für die Arbeitnehmer einen vermögenswerten Vorteil darstellt. Dementsprechend müssen für die in Italien entsandten Arbeitnehmer, die in einem anderen Staat angemeldet sind, die Regelungen der italienische Bauarbeiterkasse eingehalten werden (und damit an diese auch die Zahlungen geleistet werden), wenn in dessen Heimatorten keine ähnlichen Kassen und Leistungen vorgesehen sind.

Seit dem Jahre 2008 hat die italienische Kommission der Bauarbeiterkassen („Commissione Nazionale Paritetica per le Casse Edili“) mit der deutschen SOKA-BAU (Urlaubs- und Lohnausgleichskasse) der Bauwirtschaft (ULAK) sowie der Zusatzversorgungskasse des Baugewerbes AG (ZVK-Bau) eine Rahmenvereinbarung über die gegenseitige Freistellung der Arbeitgeber von den entsprechenden Leistungen in Entsendefällen abgeschlossen.

Demnach wären bei Entsendungen deutscher Bau-Arbeitnehmer nach Italien aufgrund der genannten Rahmenvereinbarung keine Leistungen an die italienische Bauarbeiterkasse geschuldet.

Die deutschen Unternehmen müssen aber nachweisen, dass sie in Deutschland die gesetzlich vorgesehenen Leistungen der oben genannten Kassen erbringen. Dieser Nachweis kann nicht durch eine Selbstauskunft erfolgen, es muss sich um eine entsprechende Erklärung der SOKA-BAU handeln. ‎

Das Legislativdekret Nr.136/2016, das die Disziplin der Entsendungen in Italien aktualisiert hat, sieht jedoch auch folgende Ausnahme vor:

Die tarifvertraglichen Vorschriften für die Mindestlöhne (demnach auch die Baukassen-Leistungen) und für den bezahlten jährlichen Mindesturlaub finden auf Erstmontage- bzw. Einbauarbeiten, die in einem Liefervertrag vorgesehen und unerlässlich für die Inbetriebnahme der gelieferten Güter sind, keine Anwendung, wenn die Dauer der Entsendung hierfür acht Tage nicht überschreitet – siehe hierzu genauer unter Punkt 4.1.

Achtung: In manchen Europäischen Ländern gibt es noch Anfangsschwierigkeiten in der technischen Anbindung des neuen Portals an die bestehenden nationalen Systeme. Bitte wenden Sie sich bei Fragen oder Problemen an Ihre zuständige IHK/Handwerkskammer.

Das Mobilitätspaket der Europäischen Union bringt für die Transport- und Logistikbranche im Europäischen Binnenmarkt weitreichende Änderungen mit sich.

Änderungen ab 2. Februar 2022:

1. Entsendemeldung

Die entsenderechtlichen Vorgaben geben an, welche Dokumente von den Fahrern mitgeführt werden müssen und es gibt die Pflicht zur Registrierung in einem EU-weit einheitlichen Entsendeportal:

• Entsendemeldung im IMI-System eintragen. Diese können für jeden einzelnen Fahrer mit einer Gültigkeit von bis zu sechs Monaten erstellt werden. Allerdings muss für jeden Mitgliedstaat, in den der einzelne Fahrer entsendet wird, eine gesonderte Entsendemeldung angefertigt werden.

• Die Anzeige der Entsendung über ein nationales Entsendeportal ist somit nicht (mehr) nötig! Das IMI-Portal ersetzt die Nutzung der nationalen Plattformen im Falle des Personen- und Gütertransportgewerbes.

• Achtung: Bilaterale Beförderungen innerhalb von Mitgliedsstaaten der Europäischen Union sind von der Meldepflicht ausgenommen. Diese gelten nicht als Entsendung und es ist keine Entsendemeldung erforderlich.

2. Mitzuführende Unterlagen: Kopie der Entsendemeldung (IMI-Portal), Frachtbrief, Fahrtenschreiberaufzeichnung, A-1 Bescheinigung.

3. Verpflichtung zur Aufzeichnung von Grenzübertritten im digitalen Fahrtenschreiber

4. Obligatorische Rückführung des Fahrzeugs zur Basis alle 8 Wochen

Obligatorisches Kabotage-Verbot von 4 Tagen ab dem Ende der letzten Kabotagebeförderung zwischen aufeinanderfolgenden Kabotagebeförderungen innerhalb eines Landes.

Weitere Informationen:

• FAQs und Schulungsvideos zum Entsendeportal der Europäischen Union (auf deutsch verfügbar, Klick rechts oben)

• Entsendung von LKW- und Omnibusfahrern der IHK Rhein-Neckar

Arbeitsrecht

Bei Entsendungen behalten die Arbeitnehmer ihren ursprünglichen Arbeitsvertrag bei, womit auch während der Entsendung weiterhin das Recht des Heimatlandes auf das Arbeitsverhältnis Anwendung findet. Allerdings finden für den Arbeitnehmer während des Einsatzes in Italien die unabdingbaren Vorschriften, die dem Mindestschutz des Arbeitnehmers dienen, Anwendung.

Daher müssen die Bestimmungen zu Mindestlöhnen, Arbeits- und Ruhezeiten sowie Urlaub verglichen und gegebenenfalls angepasst werden.

4.1 Mindestlöhne

Deutsche Arbeitnehmer, die nach Italien entsendet werden, haben einen Anspruch darauf, denselben Mindestlohn wie italienische Arbeitnehmer zu erhalten. ‎Einen gesetzlichen Mindestlohn gibt es in Italien nicht, dafür aber tarifvertragliche Mindestlöhne (Tariflöhne), die zu beachten sind.

Um die Einhaltung der italienischen Mindestlöhne, inkl. Überstundenvergütung, zu prüfen, muss der bezahlte Bruttolohn in Betracht gezogen werden. Dabei ist die Rückerstattung von Kosten der Unterbringung und Verpflegung sowie Reisekosten nicht zu berücksichtigen.

Die gewährten Vergütungen dürfen demnach die tarifvertraglichen Mindestlöhne, die in Italien gelten, nicht unterschreiten. Um das konkrete Entgelt zu ermitteln, muss der theoretisch dem entsprechenden Sektor anwendbare Tarifvertrag identifiziert ‎werden. In diesem Tarifvertrag sind die jeweiligen Löhne aufgelistet. Die ‎Identifizierung des richtigen Lohns lässt sich in zwei Schritte gliedern:‎

‎1.‎      Ermittlung des Tarifvertrags

Zunächst muss der theoretisch anwendbare Tarifvertrag ermittelt werden. Der anwendbare Tarifvertrag wird in Italien nach der jeweiligen unternehmerischen Aktivität, die ausgeführt wird und sich zumeist aus dem Unternehmensgegenstand ergibt, ermittelt (einige Tarifverträge finden sich auf italiensicher Sprache unter diesem Link. Weiterhin sind einige tarifvertragliche Mindestlöhne auf der offiziellen Infoseite des italienischen Ministeriums für Arbeit und Soziales zum Thema Arbeitnehmerentsendung in englischer Sprache ersichtlich.

2.‎      Einstufung des Arbeitnehmers

In einem zweiten Schritt muss die jeweilige Einstufung des Arbeitnehmers vorgenommen werden, denn die tarifvertraglichen Mindestlöhne richten sich nach den jeweiligen Arbeitnehmereinstufungen.

Die korrekte Einstufung der Arbeitnehmer ist einer der wichtigsten Aspekte, die im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses in Italien zu berücksichtigen sind, da sich hieraus unter anderem auch der geschuldete Mindestlohn ergibt. Die genaue Einstufung richtet sich nach den tatsächlich zugewiesenen Aufgaben, Tätigkeiten und den übertragenen Verantwortungen. Dabei sind weniger die Aufgabenbeschreibungen gemäß der schriftlichen Arbeitsvertragsurkunde, sondern vielmehr die tatsächlich zugewiesenen Aufgaben relevant (es ist demnach wichtig, wie das Arbeitsverhältnis tatsächlich „gelebt“ wird).

Wichtig ist, dass sich die Mindestlöhne als Jahreslöhne verstehen und diese jährlichen Mindestlöhne eingehalten werden müssen, denn in Italien werden je nach Tarifvertrag die Jahresvergütungen auf 13 oder 14 Monatsgehälter verteilt. Zudem ist es wichtig zu wissen, dass in Italien ferner das sog. TFR hinzukommt. Auch dieses ist bei der Bestimmung der einzuhaltenden Löhne zu berücksichtigten.

Das TFR („trattamento di fine rapporto“) stellt einen zusätzlichen Gehaltsbestandteil des weisungsgebundenen Arbeitnehmers dar, der jedoch erst am Ende des Arbeitsverhältnisses zur Auszahlung kommt. Das TFR wird daher unabhängig vom Beendigungsgrund fällig.

Für die Berechnung des jährlich anfallenden TFR wird das Gesamtjahresgehalt (einschließlich variabler Vergütungsbestandteile, Bonus etc.) durch 13,5 geteilt (7,4%).

Demnach darf den entsandten Arbeitnehmern während des Einsatzes nicht weniger als die jeweiligen tarifvertraglichen Mindestlöhne zuzüglich dem TFR-Anteil (d.h. die Addition von 7,4% des Gehalts) bezahlt werden.

Ausnahme Lohnbestimmungen/ Montageprivileg

Ausschließlich die tarifvertraglichen Vorschriften für die Mindestlöhne und den bezahlten jährlichen Mindesturlaub finden auf Erstmontage- bzw. Einbauarbeiten, die in einem Liefervertrag vorgesehen und unerlässlich für die Inbetriebnahme der gelieferten Güter sind, keine Anwendung, wenn die Dauer der Entsendung hierfür acht Tage nicht überschreitet.  Alle anderen Verpflichtungen (u.a. Meldung der Entsendung, Aufbewahrung der Unterlagen und Ernennung der Ansprechpartner) bleiben erhalten.

Diese Ausnahme gilt nicht für Arbeitnehmer, die mit Bauarbeiten, die der Errichtung, der Instandsetzung, der Instandhaltung, dem Umbau oder dem Abriss von Bauwerken dienen, insbesondere für jene, die mit Aushub, für Erdarbeiten, Bauarbeiten, Errichtung und Abbau von Fertigbauelementen, Einrichtung oder Ausstattung, Umbau Renovierung, Reparatur, Abbauarbeiten, Abbrucharbeiten, Wartung, Instandhaltung beschäftigt sind.

4.2 Arbeits- und Ruhezeiten

In Italien ist die Arbeitszeit durch das Gesetz Nr. 66/2003 geregelt. Dieses Gesetz gilt für alle Arbeitnehmer aller Bereiche mit Ausnahme von einigen Kategorien, wie beispielweise bei Heuerverhältnissen (Arbeitsverhältnisse bei Schifffahrt) und Arbeitsverhältnissen im Luftfahrtbereich. Die einzelnen tarifvertraglichen Regelungen können ebenfalls Abweichungen vorsehen.

Als Arbeitszeit versteht sich die Zeit, in welcher der Arbeitnehmer zur Verfügung des Arbeitsgebers stehen und seine Arbeitstätigkeiten und/oder Funktionen ausüben muss.

Die ordentliche wöchentliche Arbeitszeit beläuft sich grundsätzlich (bei Vollzeitarbeitsverhältnissen) auf 40 Stunden. Wenn der Arbeitgeber Überstunden fordert, hat der Arbeitnehmer zusätzlich auch Überstunden zu leisten, wobei seine Zustimmung erforderlich ist.

Überstunden sind im Allgemeinen gesondert zu vergüten. Zusätzlich können, wenn ein etwaig anwendbarer Tarifvertrag dies vorsieht (zumeist der Fall), auch Überstundenzulagen anfallen. Einzig bei führenden Angestellten (ab Einstufung als „quadro“/Führungskraft bzw. „dirigente“/leitender Angestellte) sind die Überstunden nicht gesondert zu vergüten. Bei diesen sind, mit dem fixen Lohn, etwaige Überstunden und Mehrarbeit (außer Sonntagsarbeit) bereits abgegolten.

Zu den Grenzen der Überstunden lässt sich Folgendes anführen:

• Art. 5 Abs. 3 Gesetz Nr. 66/2003: Die maximale Anzahl der jährlichen Überstunden darf 250 Stunden nicht überschreiten;
• Art. 4 Abs. 2 Gesetz Nr. 66/2003: Innerhalb eines Zeitraumes von 7 Kalendertagen dürfen durchschnittlich nicht mehr als 48 Stunden geleistet werden, wobei sich dieser Durchschnitt nach einem 4-Monate-Intervall bewertet (Art. 4 Abs. 3 Gesetz Nr. 66/2003). Dieser zu berücksichtigende Betrachtungszeitraum kann durch etwaig anwendbare Tarifverträge leicht abgeändert werden. In diesem Zeitraum werden etwaige Urlaubstage und/oder Abwesenheiten wegen Krankheit, Unfall oder Mutterschaftszeiten nicht berücksichtigt.
• Es gibt keine täglichen Höchstgrenzen für die Arbeitszeit (es bleibt bei den oben erwähnten wöchentlichen und jährlichen Grenzen). Dem Arbeitnehmer steht aber nach Art. 7 Gesetz Nr. 66/2003 innerhalb eines 24-Stunden Zeitraumes zwingend eine Ruhepause von mindestens 11 aufeinander folgenden Stunden zu.

Verteilung der Arbeitszeit (Sonn- und Feiertage)

Innerhalb von 7 Tagen muss dem Arbeitnehmer eine Ruhepause von mindestens 24 Stunden gewährt werden. Zu diesen 24 Stunden sind die 11 aufeinander folgenden täglichen Ruhestunden hinzufügen. Eine derartige Verrechnung ist allerdings in einem Zeitraum von 14 Tagen möglich.

Normalweise fällt der Ruhetag auf den Sonntag. Allerdings kann der Ruhetag auch auf einen anderen Tag der Woche fallen (zu beachten sind etwaige Zuschläge für Sonntagsarbeit nach dem etwaig anwendbaren Tarifvertrag). Die genauen Bedingungen werden auf unterschiedliche Weise von den einzelnen Tarifverträgen bzw. Betriebsvereinbarungen (falls bestehend) geregelt. Der Arbeitnehmer hat das Recht auf einen Ruhetag in der Woche.

4.3 Urlaub

Der Arbeitnehmer erwirbt für die Dauer der Entsendung einen bezahlten ‎Urlaubsanspruch, der in seinem Umfang nicht unter dem Mindesturlaub nach italienischen Regelungen liegen darf.

Gesetzlich gilt in Italien ein Mindesturlaub von 24 Tagen, berechnet aufgrund einer 6 Tagearbeitswoche und beläuft sich demnach auf 4 Wochen Urlaub jährlich. Allerdings sehen die Tarifverträge meist eine Besserstellung vor. Je nach anwendbarem Tarifvertrag sind die tarifvertraglichen Urlaubsansprüche einzuhalten. Die wichtigsten (am häufigsten benutzten) Tarifverträge sehen vor:

• Tarifvertrag im Handels- und Dienstleistungssektor („CCNL Terziario-Commercio“): jährlich 26 Urlaubstage, berechnet aufgrund einer 6-Tagearbeitswoche – demnach 4 Urlaubswochen und 2 Urlaubstage;
• Tarifvertrag im Industriesektor Metallmaschinenbau („CCNL Industria Metalmeccanica“): jährlich 4 Urlaubswochen; bei Arbeitnehmern mit einer Betriebszugehörigkeit von 10-18 Jahren: jährlich 4 Urlaubswochen und 1 Urlaubstag; bei Arbeitnehmern mit einer Betriebszugehörigkeit von mehr als 18 Jahren: jährlich 5 Urlaubswochen.

Ausnahmeregelung Urlaub

Eine Ausnahme von dieser Regelung besteht, wenn das oben erwähnte Montageprivileg greift, d.h. dauert ‎die Montage weniger als acht Kalendertage, erwirbt der Arbeitnehmer ‎keinen Anspruch auf bezahlten Urlaub nach den italienischen Mindesturlaubszeiten.

Arbeitssicherheit

Für deutsche Unternehmen, die in Italien tätig sind, gelten während des Einsatzes in Italien die italienischen ‎Bestimmungen zu Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz.

Insbesondere muss bei Bauarbeiten auf Baustellen ein sog. POS („piano organizzativo di sicurezza“), ein Plan für die Organisatorische Sicherheit, erstellt oder von einem externen Ingenieur erstellt werden lassen. Das POS bewertet im Detail die Arbeitssicherheitsrisiken nach dem Legislativdekret Nr. 81/2008 (italienisches Arbeitssicherheitsgesetz).

Unterlagen vor Ort

Die Mitarbeiter müssen bei Entsendung nach Italien während des gesamten Entsendezeitraums folgende Unterlagen bereithalten‎: ‎

• Unterlagen über die Anmeldung des Arbeitnehmers zur Sozialversicherung (Formular A1)‎
• Ausweis
• Entsendemeldung - Bescheinigung (hier besteht auch die Pflicht zur Aufbewahrung für zwei Jahre nach Beendigung der Entsendung)
• Auf Anfrage der Behörde, unverzüglich vorzulegen: folgende Lohnunterlagen in italienischer Sprache:
  • Arbeitsvertrag
  • Lohnabrechnungen und
  • Lohnzahlungsnachweise oder Banküberweisungsbelege

 (auch hier besteht die Aufbewahrungspflicht für zwei Jahre nach Beendigung der Entsendung).

A1-Bescheinigung

Die A1- Bescheinigung muss von den Arbeitnehmern auch während der Entsendung mit sich geführt werden. Sollte die rechtzeitig beantragte A1- Bescheinigung allerdings verspätet (bzw. sogar nach Rückkehr der Arbeitnhemer nach Deutschland) ausgestellt werden, kann dessen Nichtvorliegen nicht beanstandet werden, solange diese die Zeit der Entsendung abdeckt. Ausschlaggebend ist nämlich die Abdeckung des Entsendezeitraums und nicht das Austellungsdatum.

Rechnungsstellung und Umsatzsteuer

In diesem Kapitel werden die italienischen Umsatzsteuerregelungen bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen zwischen Unternehmen (B2B) betrachtet. Zum besseren Verständnis werden einige Leistungsbeziehungen beispielhaft dargestellt.

Höhe der Umsatzsteuersätze

Der Regelsteuersatz beträgt in Italien 22%. Zusätzlich sieht das italienische Steuerrecht drei ermäßigte Steuersätze vor (4%, 5%, 10%). Diese gelten für die Dienstleistungen, die in Tabelle A des Präsidialdekrets Nr. 633/1972 (italienisches Umsatzsteuergesetz) aufgeführt sind.

1. Der Umsatzsteuersatz i.H.v. 4%: Dieser Steuersatz gilt grundsätzlich für wenige Dienstleistungen. Zum Beispiel:

• Die Bereitstellung von Speisen und Getränken in Betriebskantinen, Schulkantinen und Kantinen für Bedürftige.
• Dienstleistungen im Rahmen von Werklieferungsverträgen mit dem Ziel bauliche Hindernisse zu eliminieren
• Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Bereitstellung von Tageszeitungen auf Digitalgeräten für Seebehinderte

2. Der Umsatzsteuersatz i.H.v. 5%: Dieser Steuersatz gilt für:

• Sozialgesundheits-, Bildungs- und Sozialdienste, die von Sozialgenossenschaften zugunsten von "benachteiligten Personen" angeboten werden
• Basilikum, Rosmarin und Salbei, frisch, mit Zweig oder geschältem Oregano, für den menschlichen Verzehr bestimmt; Pflanzen in ihrem vegetativen Zustand aus Basilikum, Rosmarin und Salbei
• Städtische Personenbeförderungsdienste (dies muss der Seeverkehr, der See-, Fluss- und Lagunenverkehr sein)
• Frische oder gekühlte Trüffel (ab 1.1.2019)

3. Der Umsatzsteuersatz i.H.v. 10%: Dieser Steuersatz gilt zum Beispiel für:

• Bewirtung
• Theateraufführungen jeder Art
• Hoteldienstleistungen
• Personenbeförderungen mit Sesselliften, Seilbahnen, Skiliften und Aufzügen
• Lieferung von Methangas
• Verschiedene Dienstleistungen in der Baubranche

Die Umsatzsteuernummer, die sog. „partita IVA“ (abgekürzt „P.I.“) besteht in Italien aus 11 Ziffern. Gemäß italienischem Gesetz gibt es zwei Möglichkeiten, sich für umsatzsteuerliche Zwecke zu registrieren. Die beiden Alternativen unterscheiden sich anhand der Herkunft des Leistungserbringers:

a) Umsatzsteuerliche Direkterfassung bei der italienischen Steuerbehörde

Diese Möglichkeit steht nur Unternehmen mit Sitz in einem Mitgliedstaat, die beim italienischen Finanzamt folgende Informationen einreichen:

• das ausgefüllte und unterzeichnete ANR3 Formular mit den Daten des Unternehmens
• Erklärung des gesetzlichen Vertreters des Unternehmens über die von dem Unternehmen ausgeübte Geschäftstätigkeit
• vom zuständigem Finanzamt ausgestellte Ansässigkeitsbestätigung des Unternehmens
• Erklärung über das Nichtvorhandensein einer Betriebsstätte in Italien
• Handelsregisterauszug des Unternehmens im Original
• Kopie des Ausweises des gesetzlichen Vertreters

Kontakt zum italienischen Finanzamt:

Agenzia Entrate - Centro Operativo di Pescara

Area Controlli - Servizio identificazione non residenti

Via Rio Sparto, n. 21 - 65129 Pescara.

Tel: +39 085 5772245/2249/2465

Fax: +3985 5772377

E-Mail: cop.pescara.ivanr(at)agenziaentrate.it

b) Ernennung eines Fiskalvertreters

Es handelt sich um ein Rechtssubjekt, das für den ausländischen Leistungserbringer alle umsatzsteuerlichen Verpflichtungen erfüllt. Die Fiskalvertretung kann entweder eine italienische natürliche Person oder eine juristische Person (mit Geschäftssitz in Italien) übernehmen. Zwischen dem vertretenen Unternehmen und dem Fiskalvertreter gilt eine Gesamtschuldnerschaft. Die Ernennung eines Fiskalvertreters stellt eine Alternative für in einem Mitgliedstaat ansässigen Unternehmen und eine Pflicht für Unternehmen aus Drittländern dar.

Eine umsatzsteuerliche Registrierung ist nur dann notwendig, wenn die Leistung in Italien steuerbar ist und / oder die umsatzsteuerlichen Verpflichtungen nicht auf ein anderes Steuersubjet übertragen werden können. Andere Fälle, in denen es notwendig sein könnte, sich für Mehrwertsteuerzwecke in Italien zu identifizieren, sind:

• innergemeinschaftliche Erwerbe in Italien
• die Durchführung von innergemeinschaftlichen Lieferungen aus Italien
• Importe aus Nicht-EU-Ländern nach Italien.

7.1 Rechnungsstellung

Gemäß italienischem USt-Gesetz gilt für die Identifizierung des Ortes der Dienstleistung folgende Grundregel: Art. 7-ter des USt-Gesetzes sieht vor, dass bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen zwischen Unternehmen (B2B) immer der Ort als Leistungsort gilt, an dem der Auftraggeber den Sitz seiner wirtschaftlichen Tätigkeit hat, sog. Leistungsempfängerprinzip. Sollte die Dienstleistung an eine feste Niederlassung des Auftraggebers erbracht werden, so gilt als Ort der Dienstleistung der Sitz der festen Niederlassung. Aus umsatzsteuerlicher Sicht ist es unerheblich, ob der Leistungserbringer in einem Mitgliedstaat oder in einem Drittland ansässig ist.

Das bedeutet zum Beispiel, dass eine von einem deutschen Unternehmen an ein italienisches Unternehmen erbrachte Leistung nicht in Deutschland, sondern in Italien steuerbar ist. Der Leistungserbringer hat deshalb die Leistung ohne Ausweis der deutschen Umsatzsteuer abzurechnen.

Von der Grundregel gibt es zahlreiche Ausnahmen, die in den Art. 7-quater und 7-quinquies (B2B) des USt-Gesetzes aufgelistet werden.

7.2 Anwendung der Reverse-Charge-Verfahrens bei Dienstleistungen

Im grenzüberschreitenden Dienstleistungsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) ist das Reverse-Charge Verfahren hervorzuheben. Hierbei handelt es sich um die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft von dem Leistenden auf den Leistungsempfänger. Nachfolgend wird zwischen dem Fall eines italienischen und eines ausländischen Dienstleistungsempfängers unterschieden.

a) Erbringung einer Dienstleistung gegenüber einem italienischen Unternehmen

Wenn ein deutsches bzw. ausländisches Unternehmen einem in Italien ansässigen Unternehmer eine Dienstleistung erbringt, ist das Reverse-Charge Verfahren in der Regel zu beachten. Dieses sieht vor, dass die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger (italienischer Dienstleistungsempfänger) übergeht. Das deutsche bzw. ausländische Unternehmen stellt seine Rechnung ohne Umsatzsteuer aus, mit dem Hinweis des Übergangs der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger. Nach dem Empfang der Rechnung muss der italienische Steuerpflichtige:

• bei innergemeinschaftlichem Leistungserbringern, die Rechnung mit italienischer Umsatzsteuer und dem entsprechenden Steuersatz „integrieren“ und diese im Mehrwertsteuerregister sowohl der Einkäufe als auch der Verkäufe, registrieren;
• bei Leistungserbringern aus Drittstaaten, eine Rechnung auf eigenen Namen ausstellen, sogenannte „autofattura“ (Selbstrechnung). Diese soll alle Voraussetzungen einer nach italienischem Umsatzsteuergesetz ausgestellten Rechnung erfüllen und muss im Mehrwertsteuerregister sowohl der Einkäufe als auch der Verkäufe registriert werden. Als Anlage wird der vom Lieferant erhaltene Beleg benutzt.

b) Erbringung einer Dienstleistung gegenüber einem ausländischen Unternehmen

Eine Dienstleistung zwischen zwei ausländischen Unternehmen, die laut den obengenannten Ausnahmeregelungen in Italien besteuert werden muss, zwingt grundsätzlich den Leistungserbringer sich nach einer der im Punkt 7.2.a. dargestellten Möglichkeiten umsatzsteuerlich zu registrieren. Somit hat der ausländische Leistungserbringer auf den Rechnungen die italienische Umsatzsteuer auszuweisen und allen umsatzsteuerlichen Pflichten nachzukommen, wie z.B. die Bezahlung der Umsatzsteuer an die italienische Steuerbehörde.

Das italienische Umsatzsteuergesetz sieht jedoch vor, dass für ganz spezifische Dienstleistungen zwischen ausländischen Unternehmen trotzdem das Reverse-Charge Verfahren beachtet werden muss und als Folge die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht. Im Gegensatz zu Punkt a., ist hier der Leistungsempfänger ein ausländischer Steuerpflichtiger, der sich demzufolge in Italien identifizieren muss (siehe Punkt 7.2.a.). Die betroffenen Leistungen werden von Art.17 des USt-Gesetzes wie folgt aufgelistet:

• Erbrachte Dienstleistungen von Subunternehmen gegenüber Generalunternehmen in der Baubranche. In diese Kategorie fallen zum Beispiel folgende Tätigkeiten: Bauleistungen, Reparatur-, Reinigungs-, Wartungs-, Umbau- und Abbruchleistungen im Zusammenhang mit Grundstücken (Art. 17 Abs. 6 a) und a)-ter)
• Sonstige Leistungen, die vom Finanz- und Wirtschaftsminister festgelegt werden.

7.3 Ausnahmen

a) Dienstleistungen, die ein im Ausland gelegenes Grundstück betreffen

Unabhängig vom Wohnsitz des Leistungserbringers und des Leistungsempfängers gilt als Ort einer Dienstleistung im Zusammenhang mit einem Grundstück der Ort, an dem das Grundstück gelegen ist. Einer der häufigsten Fälle ist die Beherbergung in einem Hotel oder einer ähnlichen Einrichtung.

 Andere Dienstleistungen, die im Art. 7-quater des USt-Gesetz erwähnt werden, sind:

• Immobiliengutachten von Sachverständigen und Grundstücksmaklern
• Vermietung von Immobilien
• Erstellen von Bauplänen sowie Maklertätigkeiten
• Dienstleistungen zur Vorbereitung und Koordinierung von Bauleistungen
• Leistungen von Architekten und Bauaufsichtsunternehmen

Auf Leistungen, die sich auf ein in Italien liegendes Grundstück beziehen, fallen ausnahmslos und unabhängig vom Wohnsitz des Auftraggebers, aufgrund der Steuerbarkeit in Italien, die italienische Umsatzsteuer an.

Die Übertragung von dinglichen Rechten an Immobilien wird von dieser Vorschrift jedoch nicht erfasst.

b) Personenbeförderung

Als Ort einer Personenbeförderungsleistung gilt der Ort, an dem die Beförderung nach Maßgabe der zurückgelegten Beförderungsstrecke jeweils stattfindet. Dieses Prinzip sieht vor, dass eine Aufteilung nach Streckenanteilen stattfinden muss.

Dies bedeutet zum Beispiel, dass, wenn ein deutsches Transportunternehmen eine Personenbeförderung von Innsbruck nach Turin leistet, der Anteil von der italienischen Grenze bis Turin (der auf italienisches Gebiet fällt) der italienischen Umsatzsteuer unterliegt. Zu beachten ist, dass diese besonderen Personenbeförderungen nach italienischer Regelung steuerfrei sind, da sie als grenzüberschreitende Dienstleistungen bzw. als Dienstleistungen im internationalen Handel subsumiert werden.

 c) Bewirtungs- und Verpflegungsleistungen

 Bewirtungs- und Verpflegungsdienstleistungen werden mit der Umsatzsteuer des Landes, in dem sie tatsächlich erbracht werden, belastet. Dies bedeutet zum Beispiel, dass italienische Restaurants, unabhängig vom Wohnsitz der Kunden, immer die italienische Umsatzsteuer anwenden.

Sollten dieselben Dienstleistungen hingegen an Bord eines Schiffes, Flugzeugs oder in der Eisenbahn während einer innergemeinschaftlichen Personenbeförderung erbracht werden, ist der Abgangsort der Personenbeförderung maßgebend.

d) Kurzfristige Vermietungen von Beförderungsmitteln

Unter kurzfristige Vermietungen fallen Vermietungen bis zu maximal 30 Tagen (bei Wasserfahrzeugen 90 Tagen). Sollten die genannten Zeiträume überschritten werden, kommt für diese Dienstleistungen die Grundregel (7.3.1) zur Anwendung.

Als Ort der kurzfristigen Vermietungen von Beförderungsmitteln gilt der Ort, an dem das Beförderungsmittel dem Dienstleistungsempfänger tatsächlich zur Verfügung gestellt wird.

Wenn jemand in Rom ein Fahrzeug mietet, muss unabhängig vom Wohnsitz die italienische Umsatzsteuer in Rechnung gestellt werden.

e) Dienstleistungen auf dem Gebiet der Kultur, der Künste, des Sports, der Wissenschaft, des Unterrichts, der Unterhaltung und ähnliche Veranstaltungen ( z.B. Messen)

Bei Leistungen im Rahmen von Messen, Kongressen, Ausstellungen, Sportveranstaltungen und Ähnlichem richtet sich der Ort der Dienstleistung nach der Grundregel, d.h. dem Geschäftssitz des Leistungsempfängers (siehe 7.3.1).

Dienstleistungen, die die Eintrittsberechtigung zu den oben genannten Veranstaltungen gewährleisten, sowie damit zusammenhängende Dienstleistungen, sind am Ort der Leistungserbringung, d.h. am Veranstaltungsort steuerbar.

Das bedeutet, dass alle Tätigkeiten im Rahmen einer in Italien organisierten Messe, der italienischer Umsatzsteuer unterliegen.

7.4 Obligatorische elektronische Rechnungsstellung ab 1. Januar 2019

Mit dem Haushaltsgesetz 2018 (Gesetz Nr. 205 vom 27. Dezember 2017) wurde ab dem 1. Januar 2019 die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung zwischen in Italien ansässigen und / oder niedergelassenen Mehrwertsteuerpflichtigen eingeführt.

Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung besteht in Italien seit 2013, als die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung an die öffentlichen Verwaltungen eingeführt wurde.

Mit dem Haushaltsgesetz 2018 wurde die Verpflichtung ab dem 1. Januar 2019 auf alle Mehrwertsteuerpflichtigen ausgeweitet, mit Ausnahme bestimmter "minimaler" Steuerpflichtiger sowie von Unternehmen, die in Italien zu umsatzsteuerlichen Zwecken direktidentifiziert sind und dort weder ansässig noch niedergelassen sind. Die elektronische Rechnung wird somit zu einem obligatorischen Instrument in den Beziehungen zwischen "Privatpersonen" (B2B oder B2C) für Lieferungen von Waren und Dienstleistungen zwischen Gebietsansässigen, im Staatsgebiet niedergelassenen oder identifizierten Personen.

Lieferungen und Leistungen, die an oder von Nichtansässigen bzw. nicht niedergelassenen (auch wenn sie in Italien für umsatzsteuerliche Gründe registriert sind) erbracht oder empfangen werden, sind nicht durch eine elektronische Rechnung zu bestätigen.

Diese "grenzüberschreitenden" Transaktionen, sofern sie nicht bereits durch eine Zollrechnung oder eine elektronische Rechnung dokumentiert sind, müssen dem Finanzamt jedoch mit einer speziellen zusammenfassenden elektronischen Mitteilung mitgeteilt werden, ähnlich wie die aktuelle Übermittlung der Daten der Forderungen und Verbindlichkeiten der Rechnungen (der sogenannte "Spesometro").

• Die Verpflichtung zur privaten elektronischen Rechnungsstellung umfasst drei einfache Schritte:
• Erstellung der Rechnung (mit einer Datei im XML-Format);
• Übermittlung und Empfang der Rechnung über SdI - das Austauschsystem, ein vom Finanzamt zur Verfügung gestellter "virtueller Ort" für den Empfang, die Sortierung und Speicherung aller elektronischen Rechnungen;
• digitale Speicherung der Rechnung.

Kommt der Rechnungssteller den Verpflichtungen des Formats (XML) und der Übermittlung über SdI nicht nach, werden Strafen für die Nichteinhaltung der Rechnung fällig.

Mit der Einführung der obligatorischen privaten elektronischen Rechnungsstellung entfällt ab dem 1. Januar 2019 die Pflicht zur Meldung von Rechnungsdaten ("Spesometro").

Die vierteljährliche Mitteilung der periodischen Mehrwertsteuerabrechnungen ist weiterhin vorgesehen.

Ab 01.01.2019 sind die in Italien ansässige oder niedergelassenen Subjekten verpflichtet, elektronisch und monatlich einen analytischen Bericht an die Steuerbehörden über alle durchgeführten oder empfangenen Operationen mit nicht ansässige oder nicht niedergelassenen Subjekten zu senden.

7.5 Umsatzsteuervoranmeldung bei Ausnahmen

In der deutschen Umsatzsteuervoranmeldung ist der entsprechende Umsatz in der Zeile 42, „Übrige nicht steuerbare Umsätze (Leistungsort nicht im Inland)" zu melden, wenn der Leistungsort im Ausland liegt.