Rechtsgrundlagen

Als Mitgliedstaat der Europäischen Union gelten in Polen grundsätzlich die Regelungen des Europäischen Binnenmarktes zur Arbeitnehmerfreizügigkeit, zur Freiheit des Warenverkehrs sowie zur Niederlassungs- und Dienstleistungsfreiheit (Richtlinie 2006/123/EG). Die Dienstleistungserbringung geht meist einher mit der Entsendung von Mitarbeitern in das Zielland. Die EU-Richtlinie über die Entsendung von Arbeitnehmern im Rahmen der Erbringung von Dienstlesitungen (Richtlinie 96/97/EG; geändert durch Ruchtlinie 2018/957/EU)beschreibt drei Fälle von Entsendung:

• Entsendung eines Mitarbeiters im Rahmen eines Dienstleistungsvertrages
• Entsendung eines Mitarbeiters in eine Niederlassung oder Unternehmen der Unternehmensgruppe
• Entsendung durch eine Zeitarbeitsfirma oder Arbeitsvermittlungsagentur

In allen Fällen muss während der Entsendung das Beschäftigungsverhältnis bestehen bleiben. Die Entsenderichtlinie beinhaltet weiterhin Schutzbestimmungen, die vom Dienstleistungserbringer für seine Mitarbeiter im Zielland eingehalten werden müssen, ungeachtet dessen, ob der Arbeitsvertrag deutschem polnischem oder anderem Recht unterliegt. Diese betreffen unter anderem die Höchstarbeitszeiten, den Mindestlohn, den Gesundheitsschutz oder auch die Sicherheit am Arbeitsplatz.

In Polen wurden die Vorgaben zu den Schutzbestimmungen in den Art. 4 – Art. 6 des polnischen Arbeitnehmerentsendegesetzes umgesetzt.

Ziel dieser Schutzbestimmungen ist es, die entsandten Arbeitnehmer vor einer ungleichen Behandlung im Vergleich zu den lokalen Arbeitnehmern sowie vor etwaiger Ausbeutung wie auch sozialem Dumping zu schützen.

Sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten bei Entsendungen innerhalb der EU/EWR regelt die seit dem 1. Mai 2010 geltende EU-Verordnung (EG) 883/2004. EU-Bürger unterliegen als entsandte Arbeitnehmer allen Zweigen der heimischen Sozialversicherung, wenn ein Beschäftigungsverhältnis mit dem entsendenden Unternehmen besteht, wenn es sich um eine tatsächliche Bewegung aus dem Entsendelande heraus handelt und die Entsendedauer auf höchstens 24 Monate befristet ist.

1.1 Selbstständig Erwerbstätige

Selbstständig Erwerbstätige, die zu einer Dienstleistungsausführung nach Polen fahren, unterliegen anderen Grundsätzen. Zu beachten ist hier zunächst, dass grundsätzlich bei einem Dienstleistungsvertrag zwischen dem Selbstständigen aus dem EU-Ausland und einem polnischen Unternehmen der Dienstleistungsvertrag dem Recht des Staates unterliegt, in dem der Selbständige seinen Sitz hat. Beispiel: Hat der Selbständige seinen Sitz in Deutschland, ist EU-Bürger und reist nach Polen, um dort eine Dienstleistung zu erbringen, so wird der Dienstleistungsvertrag deutschem Recht unterliegen.

Den Vertragsparteien ist es dabei freigestellt, ob sie von diesem Grundsatz abweichen wollen und stattdessen polnisches Recht vereinbaren.

Bleibt es bei der Anwendung deutschen Rechts, so gelten für den Dienstleister keine Besonderheiten. Insbesondere sind die oben erwähnten Schutzbestimmungen zur Beachtung von Höchstarbeitszeiten, Mindestlöhnen et cetera nicht zu beachten.

Anderes gilt, wenn die Vertragsparteien abweichend vom vorgestellten Grundsatz die Anwendbarkeit polnischen Rechts für den Dienstleistungsvertrag vereinbaren. Hier greifen dann grundsätzlich die Regelungen zum polnischen Mindestlohn bei Dienstleistungsverträgen. Polnische Dienstleistungsverträge verlangen seit dem 1. Januar 2017 das Führen einer Leistungserfassungstabelle als Nachweis für die Einhaltung des Mindeststundenlohnes von 23,50 PLN brutto für Dienstleistungen. Das gezahlte (Gesamt-) Entgelt darf dann im Hinblick auf die geleisteten Stunden den aufgezeigten Betrag nicht unterschreiten.

Selbstständig Erwerbstätige müssen die Auftrags-, Vertrags- und Arbeitskonstellationen genau prüfen, um eine „Scheinselbstständigkeit“ zu vermeiden. Diese Gefahr ergibt sich insbesondere, wenn der Selbssttändige in das polnische Unternehmen eingegliedert wird und unselbständige Tätigkeiten dort verrichtet. Dies bedeutet, dass er beispielsweise Weisungen des Auftraggebers entgegennimmt und in persönlicher Abhängigkeit zu ihm steht. Eine deutsche Gewerbeberechtigung alleine schließt eine Scheinselbstständigkeit nicht aus. Es kommt auf die tatsächlich gelebte Vertragspraxis an.

1.2 Werk- und Dienstverträge

Ein Dienstleistungsvertrag nach polnischem Recht liegt vor, wenn sich jemand gegen Entgelt verpflichtet, einem Auftraggeber für bestimmte oder unbestimmte Zeit seine Arbeitskraft zur Verfügung zu stellen, ohne in die Arbeitsorganisation des Betriebes eingebunden oder weisungsgebunden zu sein. Im Gegensatz zum einem Werkvertrag ist nur die Leistung, nicht jedoch die Herstellung eines konkreten Ergebnisses geschuldet. Darüber hinaus ist bei einem Dienstvertrag nach polnischem Recht erforderlich, dass eine Leistungserfassungstabelle geführt wird. In diese Tabelle sind die Zeiten einzutragen, welche der Ausführung des Dienstvertrages gewidmet worden sind. Aufgrund dieser Dokumentation soll der Nachweis geführt werden können, dass das durch den Dienstleistungsempfänger gezahlte Entgelt dem Mindest-(Stunden-) Lohn von 23,50 PLN brutto für Dienstleister entspricht.

1.3 Arbeitnehmerüberlassung

Nicht in jeder Branche können Arbeitnehmer überlassen werden. Leiharbeiter dürfen nur für folgende Tätigkeiten verpflichtet werden:

• Aufgaben von einem saisonalen, periodischen oder vorläufigen Charakter;
• Aufgaben, bei denen eine pünktliche Ausführung durch die Festangestellten nicht möglich ist
• Aufgaben, deren Ausführung den Verpflichtungen eines abwesenden, vom Entleiher festangestellten Mitarbeiters obliegen.

Leiharbeitnehmern dürfen darüber hinaus bestimmte Tätigkeiten nicht übertragen werden. Hierzu gehören solche, die:

• Besonders gefährlich sind, einschließlich Höhenarbeit; Arbeit mit Gefahrenstoffen, Bauarbeiten, Abbrucharbeiten, Renovierungs- und Montagearbeiten, sofern die Erfüllung dieser Aufgaben wegen des fortlaufenden Betriebs des Auftraggebers eine besondere Gefahrenlage für die Leiharbeitnehmer bedeuten würde (Bsp.: Renovierungsarbeiten in Werkstätten bei im Betrieb befindlichen gefährlichen Werkzeugen wie Kreissägen);
• als Ersatz für streikende festangestellte Mitarbeiter;
• an Arbeitsplätzen, an denen in den vor der Entleihung unmittelbar vorangegangenen drei Monaten ein Festangestellter beschäftigt war, der aus anderen Gründen als verhaltensbedingten Gründen gekündigt worden war.

Der Entleiher darf dem Leiharbeitnehmer keine anderen Arbeiten übertragen als diejenigen, die sich aus dem Leiharbeitsvertrag ergeben. Untersagt ist auch die Unterstellung des Leiharbeitnehmers unter die Weisungsbefugnis eines anderen Unternehmens.

Die Entleihung eines Leiharbeitnehmers ist zeitlich begrenzt. Die Höchsteinsatzdauer von Leiharbeitnehmern bei demselben entleihenden Unternehmen kann nicht mehr als 18 Monate innerhalb von 36 Monaten betragen.

Etwas anderes gilt nur dann, wenn der Leiharbeiter einen Festangestellten vertritt (bedingt durch Krankheit, Elternzeit, etc.) In diesen Fällen kann der Leihabreiter durchgehend 36 Monate eingesetzt werden. Für einen erneuten Einsatz bei demselben entleihenden Unternehmen müssen dann allerdings 36 Monate vergehen.

Auf den Arbeitsvertrag zwischen dem verleihenden Unternehmen und dem Leiharbeiter finden die Regelungen des polnischen Arbeitsgesetzbuches zu befristeten Arbeitsverträgen keine Anwendung. Es gelten ausschließlich die oben erwähnten zeitlichen Beschränkungen.

Die Arbeitnehmerüberlassung findet ihre Rechtsgrundlage im Gesetz über die Beschäftigung von Leiharbeitnehmern (Ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych).

Meldepflichten

Um die Einhaltung nationaler Vorschriften feststellen zu können, ist eine Meldung der Tätigkeit bei den lokalen Behörden erforderlich. Diese Meldung beinhaltet unter anderem Angaben zum Arbeitnehmer, Arbeitsort und der Einsatzdauer. Bei bestimmten Tätigkeiten muss zudem die Berufsqualifikation des Dienstleisters nachgewiesen werden.

Aufenthaltsmeldung

EU-Bürger sind verpflichtet, sich spätestens am 30 Tag nach ihrer Ankunft in Polen beim örtlich zuständigen Einwohnermeldeamt zu melden. Dauert die Entsendung über drei Monate, so hat der entsandte Mitarbeiter bei dem zuständigen Woiwodschaftsamt eine Freizügigkeitsbescheinigung zu beantragen (zarejestrowanie pobytu).

2.1 Entsendemeldung

Bitte beachten Sie:

Eine Arbeitnehmerentsendung wird in Polen stets dann vorliegen, wenn ein Arbeitnehmer auf Weisung seines ausländischen Arbeitgebers (hier:DE) in Polen eine Tätigkeit zeitweise für den Arbeitgeber ausübt.

Als registrierungspflichtige Tätigkeiten wird verstanden:

• eine Tätigkeit, die im Rahmen eines Vertrages erfolgt, der zwischen dem entsendenden Unternehmen (z.B. dt. Unternehmen) und der im Inland (Polen) tätigen Firma geschlossen worden ist. Zu beachten ist, dass es sich bei dem empfangenden Unternehmen nicht um eine polnische Firma handeln muss. Es kann auch eine ausländische Firma sein, sie muss aber in Polen geschäftlich tätig sein.
• eine Tätigkeit, die für eine Niederlassung oder ein anderes Unternehmen aus derselben Unternehmensgruppe verrichtet wird,
• eine Tätigkeit wahrgenommen wird, die als Arbeitnehmerüberlassung zu qualifizieren ist (Entsendung eines Leiharbeitnehmers durch den deutschen Entleiher nach Polen).

Achtung: Bei nachstehend beispielhaft aufgelisteten Tätigkeiten handelt es sich hingegen um eine meldepflichtige Entsendung:

• Inbetriebnahmen, Montagen, Serviceleistungen aufgrund eines Vertrages zwischen deutschem Unternehmen und dem in Polen ansässigen Kunden
• Kick-Off Meetings aufgrund des o.g. Vertrages
• Standpersonal auf einem Messestand
• Personen, die einen Messestand aufbauen

Nach Ansicht der polnischen Arbeitsinspektion sind u.a. die folgenden Tätigkeiten nicht meldepflichtig:

• Rein repräsentative Kundenmeetings auf der Ebene Geschäftsführung, Business Unit Manager (Vorstellung eines deutschen Unternehmens mit Präsentationen)
• Konzerninterne Besprechungen mit der Tochtergesellschaft
• Besuche von Messen, Seminaren, Konferenzen, Workshops, Projekt-besprechungen (vor Vertragsabschluss)
• Reine Vertragsverhandlungen (vor Abschluss eines Vertrages)

Bitte beachten Sie, dass die Anmeldung unabhängig des Entsendezeitraums zu erfolgen hat (auch wenn die Entsendung lediglich 1-2 Tage dauert).

In allen anderen Fällen gilt:

Das deutsche Unternehmen muss in Polen die Entsendung der Staatlichen Arbeitsinspektion (Państwowa Inspekcja Pracy; im Folgenden: Arbeitsinspektion) anzeigen. Das elektronisch oder postalisch einzureichende Entsendeformular in polnischer oder englischer Sprache muss der Arbeitsinspektion spätestens am ersten Tag des Entsendebeginns vorliegen (www.biznes.gov.pl)

Das Entsendeformular der Arbeitsinspektion ist als Web-Formular abrufbar.

ACHTUNG: Das Vorliegen einer Entsendung setzt nicht den Abschluss eines Dienstleistungsvertrages zwischen einem Arbeitgeber ohne Sitz in Polen und einem polnischen Dienstleistungsempfänger voraus.

Eine Änderungsmeldung ist in folgenden Fällen erforderlich (siehe Art. 24 Abs. 5 des Gesetzes über Entsendung von Arbeitnehmern im Rahmer der Dienstleistungserbringung):

1. Änderung der firmenbezogenen Daten
2. Änderung der voraussichtlichen Anzahl der entsandten Arbeitnehmer,
3. Änderung des voraussichtlichen Datums der Arbeitsaufnahme und-ende in Polen,
4. Änderung der Adresse, unter der die Arbeit in Polen ausgeführt ist,
5. Änderung der Art der auszuführenden Arbeiten (Branche),
6. Änderung der Kontaktperson
7. Änderung des Ortes, wo die Unterlagen aufbewahrt sind.

Das Änderungsformular ist als Web-Formular abrufbar.

Bei jedem neuen Auftrag mit einem neuen Auftraggeber oder einer Änderung des Entsendungs-(Arbeits-)ortes ist ein neues Entsendeformular einzureichen.

Die Meldung muss für jede Entsendung gesondert eingereicht werden, sogenannte Vorratsmeldungen sind grundsätzlich nicht zulässig.

Auf dem Entsendeformular können aber mehrere Mitarbeiter angegeben werden, sofern sie in Polen am selben Ort, zur selben Zeit und für den gleichen Dienstleistungszweck eingesetzt werden.

Kontaktperson gegenüber der Arbeitsinspektion

Auf dem Entsendeformular hat das deutsche Unternehmen eine Kontaktperson gegenüber der Arbeitsinspektion als Ansprechpartner in den Entsendeangelegenheiten zu benennen. Dementsprechend muss diese Kontaktperson selbst während der Entsendedauer physisch in Polen anwesend sein. Sie ist im Rahmen ihrer Funktion als Kontaktperson dazu zu berechtigen, alle für eine rechtskonforme Entsendung erforderlichen Unterlagen bei sich zu führen und auf Verlangen der Arbeitsinspektion diese ihr vorzulegen wie auch Dokumente der Arbeitsinspektion in Empfang zu nehmen und an das entsendende Unternehmen weiterzuleiten. Die Kontaktperson kann eine externe Person oder auch der entsandte Mitarbeiter selbst sein. Die Verständigung mit der Arbeitsinspektion kann im Falle einer Kontrolle sowohl auf Englisch als auch auf Polnisch stattfinden. Die Praxis zeigt jedoch, dass fließende Polnischkenntnisse bei Behördengängen bzw. -kontakt unabdingbar sind.

Aufbewahrungspflichten

Das entsendende Unternehmen ist dazu verpflichtet, nach Ende der Entsendung für die Dauer von zwei Jahren alle entsendungsrelevanten Unterlagen zu archivieren und auf Anordnung der Arbeitsinspektion diese innerhalb der von der Behörde gesetzten Frist vorzulegen. Die Aufbewahrung der Unterlagen nach Entsendungsende kann grundsätzlich auch in Deutschland erfolgen.

2.2. Arbeitnehmerüberlassung

Bei einer Arbeitnehmerüberlassung sind gesonderte Anzeigepflichten zu beachten. Zeitarbeitsunternehmen müssen im Falle der Arbeitnehmerüberlassung vorab sich über das örtlich zuständige Marschallamt (Urząd Marszałkowski) im Register für Zeitarbeitsfirmen eintragen (Rejestr Agencji Zatrudnienia – KRAZ) lassen. Erforderliche Angaben hierzu sind:

• Firmenname;
• Anschrift des Sitzes des Unternehmens und die Anschriften der Büros/Räumlichkeiten, in denen diese Dienstleistung tatsächlich erbracht ist, samt der Bezeichnung der Gemeinde, des Bezirks und der Woiwodschaft sowie der Telefonnummer;
• Angabe der Rechtsform
• die Art der erbrachten Dienstleistung:

a) Arbeitsvermittlung, Personalberatung, Berufsberatung, oder

b) Arbeitnehmerüberlassung;

• Steueridentifikationsnummer NIP, falls das Unternehmen eine solche Nummer hat;
• die Nummer der Eintragung im polnischen Handelsregister, falls das Unternehmen eine solche Nummer hat;
• die E-Mail-Adresse des Unternehmens, falls vorhanden
• bei den ausländischen Unternehmen: eine beglaubigte Übersetzung eines Dokuments ins Polnische, das bescheinigt, dass dieses Unternehmen zur Ausübung einer Tätigkeit im Bereich der Arbeitnehmerüberlassung auf dem Gebiet des Herkunftslandes berechtigt ist.

Das Formular kann postalisch sowie elektronisch eingereicht werden.

Zu beachten ist, dass auch bei einer Arbeitnehmerüberlassung die für die Entsendung erforderlichen Dokumente, wie die A1-Bescheinigung beantragt werden müssen. Auch gelten bei der Überlassung die Vorschriften zur Arbeits- und Ruhezeit, wie auch der Arbeitssicherheit.

2.3 Arbeitnehmer aus Drittstaaten

Drittstaatsangehörige sind in Polen von der Beantragung einer Arbeitserlaubnis befreit, sofern sie einen Aufenthaltstitel und eine Arbeitserlaubnis eines anderen EU-Mitgliedstaates besitzen und lediglich zur einer vorübergehenden Dienstleistungs-erbringung nach Polen entsandt werden.

2.4 Bußgelder

Bei einem Verstoß gegen die jeweiligen Entsendereglungen drohen in Polen teils empfindliche Bußgelder. Dabei ist zu beachten, dass nicht nur das fehlende Mitführen der erforderlichen Entsendeunterlagen (s.u. Punkt 6.), sondern auch der Verstoß gegen die einzuhaltenden polnischen Arbeits- und Ruhezeiten sowie die Vorschriften zur Arbeitssicherheit bußgeldbewährt ist.

Die konkrete Höhe des Bußgeldes hängt vom Ermessen der Behörde ab.

Die nachstehende Tabelle zeigt die jeweiligen Bußgelder auf, die bei einem Verstoß gegen die Entsende- und Arbeitsrechtsvorschriften auf den deutschen Unternehmer zukommen können.

2.5 Qualifikationsnachweis

Bevor ein deutsches Unternehmen in Polen eine Dienstleistung aus dem Bereich des sogenannten reglementierten Gewerbes ausüben kann, müssen neben den aufgezeigten Meldepflichten bei der Arbeitsinspektion auch entsprechende Anzeigepflichten bei bestimmten berufsständischen Einrichtungen eingehen. Als reglementierte Berufe versteht man solche, die eine besondere Berufsausbildung (Qualifikation) voraussetzen. Es gibt in Polen hier keine zentrale Einrichtung, sondern vielmehr muss diese für jede Berufsgruppe einzeln festgestellt werden.

Ob der jeweilige Beruf in Polen reglementiert oder nicht reglementiert ist, lässt sich am effizientesten über die Datenbank Reglementierte Berufe der Europäischen Kommission überprüfen. Die Seite ist in englischer Sprache.

Dazu ein weiterer Link: Dienstleistungen für Unternehmer - Gov.pl - Portal Gov.pl (www.gov.pl)

Dabei können zwei Situationen auftreten:

• Der Beruf ist in beiden Ländern reglementiert
• Der Beruf ist in Polen reglementiert, in Deutschland jedoch nicht

Beruf ist in beiden Ländern reglementiert

Der deutsche Dienstleistungserbringer muss bei der zuständigen polnischen Behörde vor der Dienstleistungserbringung eine sogenannte „schriftliche Erklärung über die Absicht einer Dienstleistungserbringung“ einreichen.

Diese Anzeige ist formlos, allerdings muss sie auf Polnisch verfasst sein.

Folgende Angaben sollte die Dienstleistungsanzeige dabei enthalten

• Vorname, Nachname und Kontaktdaten (bei natürlichen Personen);
• Handelsregisterauszug /Gewerberegisterauszug (bei juristischen Personen);
• die Art, den Ort und den Zeitpunkt der nur vorübergehend in Polen zu erbringenden Dienstleistung;
• Nachweis der Staatsangehörigkeit (Kopie des Reisepasses / Personal-ausweises)
• Berufsqualifikationsnachweis (Ausbildungsnachweis, Befähigungsnachweis oder Nachweis der Berufserfahrung), z. B. Kopie des Meisterbriefs oder des Prüfungszeugnisses;
• (EU-)Bescheinigung über die Berechtigung zur Ausübung der gewerblichen Tätigkeit im Herkunftsmitgliedstaat, wobei diese von einer dazu befugten Behörde oder Stelle ausgestellt sein muss

Die EU-Bescheinigung ersetzt somit grundsätzlich ein Verfahren zur Anerkennung der Berufsqualifikation, wenn es sich nur um eine vorübergehende grenzüberschreitende Dienstleistungserbringung handelt. Sie wird beispielsweise von der zuständigen IHK oder Handwerkskammer ausgestellt.

ACHTUNG! Dies gilt aber nicht bei Berufen, die einen Einfluss auf die öffentliche Gesundheit oder Sicherheit haben können. Hier ist zwingend ein Verfahren zur Anerkennung der Berufsqualifikation durchzuführen.

Dementsprechend sind bei der zuständigen Stelle folgende Unterlagen für die Einleitung des Berufsanerkennungsverfahrens einzureichen:

• Kopie eines persönlichen Identitätsnachweises (Pass oder Personalausweis);
• Kopie des Uni-Abschlusses,
• Kopien der (Berufs-)Zeugnisse oder anderer Dokumente wie Gesellen- / Meisterbrief, die die erworbene Ausbildung bestätigen;
• Kopien von Zertifikaten oder Zeugnissen, die den Abschluss eines besonderen Lehrgangs oder sonstiger spezieller Schulungen bestätigen;
• Übersetzung des Berufstitels /der Berufsbezeichnung, welche zur Ausübung des reglementierten Berufes berechtigen.

Alle Kopien der deutschen Unterlagen, die sowohl für die Dienstleistungsanzeige als auch für das Anerkennungsverfahren erforderlich sind, sind mit der dazugehörigen Übersetzung ins Polnische durch einen beglaubigten Dolmetscher einzureichen.

Dies gilt nicht für den Identitätsnachweis.

Nur in Polen reglementierte Berufe

Ist der Beruf indes nur in Polen reglementiert, nicht aber in Deutschland, muss neben den oben erwähnten Angaben nachgewiesen werden, dass in den letzten 10 Jahren mindestens 2 Jahre lang dieser Beruf ausgeübt worden ist. Nachgewiesen wird dies durch einen Befähigungsnachweis bzw. durch einen entsprechenden Eintrag auf der EU-Bescheinigung der zuständigen IHK oder Handwerkskammer.

Bau und Montage

Institutionen wie die deutsche SOKA-BAU gibt es in Polen nicht. Bei der Ausführung von Bau- und Montageleistungen in Polen sind stattdessen arbeits- und steuerrechtliche Besonderheiten zu berücksichtigen, die unter anderem in den nachfolgenden Punkten dargestellt werden.

Achtung: In manchen europäischen Ländern gibt es noch Anfangsschwierigkeiten in der technischen Anbindung des neuen Portals an die bestehenden nationalen Systeme. Bitte wenden Sie sich bei Fragen oder Problemen an Ihre zuständige IHK bzw. Handwerkskammer.

Das Mobilitätspaket der Europäischen Union bringt für die Transport- und Logistikbranche im Europäischen Binnenmarkt weitreichende Änderungen mit sich.

Änderungen seit 2. Februar 2022:

1. Entsendemeldung

Die entsenderechtlichen Vorgaben geben an, welche Dokumente von den Fahrern mitgeführt werden müssen und es gibt die Pflicht zur Registrierung in einem EU-weit einheitlichen Entsendeportal:

Entsendemeldung im Portal für Straßenverkehr-Entsendemeldungen  eintragen. Diese können für jeden einzelnen Fahrer mit einer Gültigkeit von bis zu sechs Monaten erstellt werden. Allerdings muss für jeden Mitgliedstaat, in den der einzelne Fahrer entsendet wird, eine gesonderte Entsendemeldung angefertigt werden.

Die Anzeige der Entsendung über ein nationales Entsendeportal ist somit nicht (mehr) nötig! Das IMI-Portal ersetzt die Nutzung der nationalen Plattformen im Falle des Personen- und Gütertransportgewerbes.

Achtung: Bilaterale Beförderungen innerhalb von Mitgliedsstaaten der Europäischen Union sind von der Meldepflicht ausgenommen. Diese gelten nicht als Entsendung und es ist keine Entsendemeldung erforderlich.

2. Mitzuführende Unterlagen: Kopie der Entsendemeldung (IMI-Portal), Frachtbrief, Fahrtenschreiberaufzeichnung, A-1 Bescheinigung.

3. Verpflichtung zur Aufzeichnung von Grenzübertritten im digitalen Fahrtenschreiber

4. Obligatorische Rückführung des Fahrzeugs zur Basis alle 8 Wochen

Obligatorisches Kabotage-Verbot von 4 Tagen ab dem Ende der letzten Kabotagebeförderung zwischen aufeinanderfolgenden Kabotagebeförderungen innerhalb eines Landes.

Weitere Informationen:

FAQs und Schulungsvideos zum Entsendeportal der Europäischen Union (auf deutsch verfügbar, Klick rechts oben)

Entsendung von LKW- und Omnibusfahrern der IHK Rhein-Neckar

Arbeitsrecht

In Deutschland ansässige Unternehmen, die ihre Arbeitnehmer nach Polen entsenden wollen, müssen diesem Mitarbeiter ein Mindestmaß an polnischen arbeitsrechtlichen Schutz gewährleisten. Dies ergibt sich aus der Entsenderichtlinie (96/71/EG). Daher müssen die Bestimmungen zu Mindestlöhnen, Arbeits- und Ruhezeiten sowie Urlaub verglichen und gegebenenfalls an das polnische Recht angepasst werden, sofern dieses für den Mitarbeiter günstiger ist.

BESCHÄFTIGUNGSBEDINGUNGEN

Beachten Sie bitte, dass der Arbeitgeber mit Sitz in Deutschland, der seine Arbeitnehmer nach Polen entsendet, diesen die in Polen geltenden Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen zu garantieren hat, die sich auf folgende Bereiche beziehen:

a) Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten;

b) bezahlter Mindestjahresurlaub;

c) Entlohnung, einschließlich der Überstundensätze; dies gilt nicht für die zusätzlichen betrieblichen Altersversorgungssysteme;

d) Bedingungen für die Überlassung von Arbeitskräften, insbesondere durch Leiharbeitsunternehmen;

e) Sicherheit, Gesundheitsschutz und Hygiene am Arbeitsplatz;

f) Schutzmaßnahmen im Zusammenhang mit den Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen von Schwangeren und Wöchnerinnen, Kindern und Jugendlichen;

g) Gleichbehandlung von Männern und Frauen sowie andere Nichtdiskriminierungsbestimmungen;

h) Bedingungen für die Unterkünfte von Arbeitnehmern, wenn sie vom Arbeitgeber für Arbeitnehmer, die von ihrem regelmäßigen Arbeitsplatz entfernt sind, zur Verfügung gestellt werden;

i) Zulagen oder Kostenerstattungen zur Deckung von Reise-, Unterbringungs- und Verpflegungskosten für Arbeitnehmer, die aus beruflichen Gründen nicht zu Hause wohnen.

Begründete Mitteilung

In Fällen, in denen die tatsächliche Entsendungsdauer mehr als 12 Monate beträgt, ist der Arbeitgeber verpflichtet, der polnischen Arbeitsinspektion eine mit einer Begründung versehene Mitteilung vorzulegen. Dadurch wird der Zeitraum, in dem lediglich die vorstehend aufgelisteten Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen des polnischen Rechts auf die Arbeitsverhältnisse der entsandten Arbeitnehmer Anwendung finden, auf 18 Monate verlängert. Andernfalls ist der deutsche Arbeitgeber verpflichtet sämtliche in Polen anwendbaren Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen den entsandten Arbeitnehmern zu gewährleisten. Zu betonen ist, dass es bei einer über 18 Monate andauernden Entsendung dem deutschen Arbeitgeber immer obliegt, den entsandten Arbeitnehmern sämtliche in Polen anwendbaren Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen zu garantieren.

Ausgeschlossen sind die folgenden Aspekte:

a) Verfahren, Formalitäten und Bedingungen für den Abschluss und die Beendigung des Arbeitsvertrags, einschließlich Wettbewerbsverboten

b) zusätzliche betriebliche Altersversorgungssysteme.

Bei der Berechnung der Entsendungsdauer werden die Entsendezeiträume aller Arbeitnehmer, die von einem bestimmten Arbeitgeber nacheinander nach Polen entsandt wurden, um dieselbe Aufgabe am selben Ort zu verrichten, zusammengerechnet.

Ausnahme Lohnbestimmungen / Montageprivilegien

Bei einem Aufenthalt in Polen von bis zu 8 Tagen pro Kalenderjahr kann eine Befreiung von der Pflicht zur Einhaltung des Mindestmaßes für den Erholungsurlaub und den Mindestlohn samt den Überstundensätzen erfolgen. Gebunden ist dies allerdings an die Voraussetzung, dass es sich hierbei um:

• eine Erstmontage- oder Einbaueinsatz handelt, die Bestandteile eines Liefervertrages sind
• und für die Inbetriebnahme der gelieferten Güter unerlässlich sind
• und von Facharbeitern oder angelernten Arbeiter des Lieferunternehmens ausgeführt werden.

Diese Ausnahme gilt nicht für Bauarbeiten, die der Errichtung, der Instandsetzung, der Instandhaltung, dem Umbau oder dem Abriss von Bauwerken dienen.

Hierzu zählen insbesondere:

• Aushub
• Erdarbeiten
• Errichtung und Abbau von Fertigbauelementen
• Einrichtung oder Ausstattung
• Renovierung und Sanierung
• Abbauarbeiten und Abbrucharbeiten
• Wartung und Reparatur
• Instandhaltung (Maler- und Reinigungsarbeiten)

4.1 Mindestlöhne

Deutsche Arbeitnehmer, die nach Polen entsendet werden, haben Anspruch auf das gesetzliche, durch Gesetz festgelegte oder kollektivvertragliche Entgelt für die Dauer der Entsendung. Dies bedeutet, dass sie Anspruch auf den polnischen Lohn haben. Ist dieser Lohn höher, als der deutsche Lohn, so muss dieser ausbezahlt werden.

Der Mindestlohn in Polen beträgt derzeit 3.600 PLN brutto.

4.2 Arbeits- und Ruhezeiten

Arbeitszeiten

Als Arbeitszeit gilt in Polen diejenige Zeit, in welcher der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber im Betrieb oder an einem anderen zur Ausführung der Arbeit bestimmten Ort zur Verfügung steht.

Von der Arbeitszeit umfasst sind unter anderem auch folgende Pausen:

• 15-Minuten-Arbeitspause, wenn der Mitarbeiter mindestens sechs Stunden am Tag durchgehend arbeitet; eine weitere 15-Minuten-Arbeitspause, wenn der Mitarbeiter mehr als neun Stunden am Tag durchgehend arbeitet; und noch eine 15-Minuten-Arbeitspause, wenn der Mitarbeiter mehr als 16 Stunden am Tag durchgehend arbeitet;
• Pausen für Arbeitnehmer, die unter gefährdenden Umständen arbeiten;
• Pausen für das Stillen von Kindern;
• Schulzeit bei jugendlichen Arbeitnehmern samt 30-Minuten-Pause;
• „5-Minuten-Pause“ nach jeder Arbeitsstunde am Computer; diese Zeit soll der Ausübung von anderen nicht mit Arbeit am Bildschirm verbundenen Arbeitsaufgaben dienen;
• Andere Zeiträume, die in den Betriebsordnungen bestimmt sind;
• Dienstreisezeit, wenn sie auf die Arbeitsstunden anfällt.

Die Arbeitszeit darf dabei 8 Stunden pro Tag und im Durchschnitt 40 Stunden pro Woche bei einer durchschnittlich fünftägigen Arbeitswoche gemäß eines betrieblich-festgelegten Abrechnungszeitraums nicht überschreiten. Der Abrechnungszeitraum darf dabei grundsätzlich ein, zwei, drei oder vier Monate betragen. Wurde ein beispielsweise zweimonatiger Abrechnungszeitraum festgelegt, bedeutet dies, dass am Ende von zwei Monaten nach der letzten Abrechnung der Arbeitnehmer auf den Arbeitsstundendurchschnitt von 40 Stunden pro Woche kommen muss.

Insgesamt darf die wöchentliche Arbeitszeit (also ohne die Beschränkung auf eine fünftägige Arbeitswoche) inklusive der Überstunden 48 Stunden gemäß des betrieblich festgelegten Abrechnungszeitraums nicht überschreiten. Gesamtjährlich dürfen nach dem polnischen Arbeitsgesetz nicht mehr als 150 Überstunden geleistet werden.

Von diesen gesetzlichen Vorgaben darf allerdings vertraglich zwischen Arbeitgeber und -nehmer abgewichen werden und zwar wie folgt:

• bei Arbeitnehmern mit einem gesetzlichen Anspruch auf 26 Urlaubstage = 376 Überstunden / Jahr
• bei Arbeitnehmern mit einem gesetzlichen Anspruch auf 20 Urlaubstage = 384 Überstunden / Jahr

Überstunden können grundsätzlich entweder in Freizeitausgleich oder durch Vergütung abgebaut werden. Etwas anderes gilt nur dann, wenn etwa aufgrund einer besonderen Notwendigkeit des Arbeitgebers der Mitarbeiter statt einer Fünf-Tage-Woche eine Sechs-Tage-Woche leisten muss. In diesen Fällen ist es vorgeschrieben, dass der Überstundenabbau in Freizeitausgleich zu erfolgen hat. Muss der Arbeitnehmer eine Sechs-Tage-Woche leisten, dann ist ein ganzer Tag als Freizeitausgleich zu gewähren ungeachtet dessen, ob der Mitarbeiter nur eine Stunde oder ganze acht Stunden gearbeitet hat.

Die Dienstreisezeit (reine Reisezeit) gilt als Arbeitszeit im Rahmen eines grundsätzlich vorgesehenen 8 Stunden Arbeitstages. Geht die Reisezeit über die gewöhnlichen Arbeitsstunden hinaus, so werden diese grundsätzlich nicht als Überstunden angesehen.

Die Überstundenobergrenzen gelten nicht für „Leitende Angestellte“.

Ruhezeiten

Arbeitnehmer haben einen Anspruch auf eine ununterbrochene Ruhezeit von 11 Stunden zwischen den Arbeitszeiten. Einmal in der Woche besteht der Anspruch auf 35 Stunden ununterbrochener Ruhezeit, wobei im Rahmen dieser 35 Stunden auch der Sonntag (teilweise) umfasst sein muss. Die regulären täglichen 11 Stunden Ruhezeit sind in den wöchentlichen 35 Stunden ununterbrochener Ruhezeit

4.3 Urlaub

Arbeitnehmer in Polen können nicht auf ihren bezahlten Erholungsurlaub verzichten. Je nachdem wie viele Jahre der Arbeitnehmer beschäftigt gewesen ist (anzurechnen sind alle Beschäftigungsverhältnisse) stehen ihm unterschiedlich viele Urlaubstage zu, nämlich:

• 20 Tage = bei einer Beschäftigung von bis zu 10 Jahren
• 26 Tage = bei einer Beschäftigung von ab 10 Jahren

Zu den Beschäftigungsjahren zählt auch die Ausbildung.

Eine Besonderheit des polnischen Arbeitsrechts ist der sog. „Urlaub auf Verlangen.

In Polen ist der Arbeitgeber verpflichtet, auf Antrag eines Arbeitnehmers an dem von ihm angegebenen Termin Urlaub zu gewähren. Die Beantragung des „Urlaubs auf Verlangen“ kann sogar an dem Urlaubstag selbst stattfinden, muss jedoch vor dem regelmäßigen Arbeitsbeginn erfolgen. Der „Urlaub auf Verlangen“ kann seitens des Arbeitnehmers viermal pro Kalenderjahr erfolgen. Diese Urlaubstage werden von den sonstigen Urlaubstagen abgezogen.

Arbeitssicherheit

Das entsendende Unternehmen ist immer dazu verpflichtet, die polnischen Arbeitssicherheitsvorschriften einzuhalten. Die einzelnen Pflichten des Arbeitgebers und dessen Umfang sind im X. Teil (Arbeitsschutz und -hygiene) des polnischen Arbeitsgesetzbuches aufgelistet. Nachstehend werden die wichtigsten Pflichten vorgestellt:

• Detaillierte Instruktionen und Anweisungen, die die Arbeitssicherheit und -hygiene am jeweiligen Einsatzort betreffen, organisieren und dem Arbeitnehmer zur Verfügung zu stellen,
• Das Berufsrisiko der ausgeübten Tätigkeit zu bewerten und zu dokumentieren und die notwendigen prophylaktischen Mittel treffen, das (Verletzungs-)Risiko zu minimieren.

Ein Arbeitgeber, der seine Arbeitnehmer in einen anderen EU-Mitgliedstaat entsendet, ist verpflichtet, den entsandten Arbeitnehmern die Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen, insbesondere die Sicherheit, den Gesundheitsschutz und die Hygiene am Arbeitsplatz auf dem gleichen Niveau wie für inländische Arbeitnehmer (ggf. für polnische Arbeitnehmer) zu garantieren.

Für die Praxis bedeutet dies, dass die nach Polen entsandten Mitarbeiter über

• einen Nachweis der arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchung sowie
• einen Nachweis über die Absolvierung einer Arbeitssicherheitsschulung

verfügen müssen.

Nach polnischem Arbeitsrecht müssen sich Arbeitnehmer vor der Arbeitsaufnahme der arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchung unterziehen um eine Arbeitsfähigkeitsbescheinigung erlangen. Diese Untersuchungen dürfen nur und ausschließlich durch einen Facharzt für Arbeitsmedizin (lekarz medycyny pracy) durchgeführt werden. Der Umfang dieser Untersuchung ist an die Art der vom Arbeitnehmer zu leistenden Arbeit angepasst. Ferner darf der Arbeitgeber einen Arbeitnehmer nicht zur Arbeit zulassen, der über keine aktuelle ärztliche Bescheinigung verfügt, in der festgelegt wird, dass keine Vorbehalte gegen die Beschäftigung an einem bestimmten Arbeitsplatz bestehen.

Dies bedeutet, dass die nach Polen entsandten Mitarbeiter einen Nachweis der arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchung mit sich zu führen haben.

Anzumerken ist hierbei, dass arbeitsmedizinische Atteste, die von deutschen Betriebsärzten bescheinigt wurden auch in Polen gelten, solange diese den Anforderungen des polnischen Rechts entsprechen.

Beachten Sie bitte, dass sich diese Pflicht ebenfalls auf Arbeitnehmer erstreckt, für die in Deutschland lediglich die sog. Angebotsuntersuchungen vorgesehen sind und diese Arbeitnehmer dieses Angebot nicht in Anspruch nehmen wollen. Für die Praxis bedeutet dies, dass jeder nach Polen entsandte Arbeitnehmer ohne Ausnahme über eine Bescheinigung über die Teilnahme an der arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchung verfügen muss.

Darüber hinaus müssen die entsandten Mitarbeiter über einen Nachweis verfügen, dass sie im Bereich der Arbeitssicherheit (BHP) geschult wurden. Es handelt sich hier eine Fachschulung bezüglich der Arbeitssicherheit und Arbeitshygiene. Die Arbeitssicherheitsschulung besteht aus zwei Teilen:

• einem allgemeinen Teil und
• einer sog. Arbeitsplatzschulung (instruktaż stanowiskowy).

Im Rahmen der Arbeitsplatzschulung wird der Arbeitnehmer mit der Spezifik der Arbeitsleistung an dem jeweiligen Arbeitsplatz vertraut gemacht sowie mit jeglichen Risiken, die an diesem Arbeitsplatz drohen könnten. Daher muss der nach Polen entsandte Arbeitnehmer eine sog. Arbeitsplatzschulung in Polen absolvieren, auch wenn die in Deutschland durchgeführte Schulung die polnischen BHP-Standards erfüllt.

Zu beachten ist, dass der Umfang einer ärztlichen Vorsorgeuntersuchung / Arbeitsschutz-Schulung an die spezifischen Merkmale und Umstände der jeweiligen Arbeitsart angepasst werden muss. Eine ärztlichenVorsorgeuntersuchung / Arbeitsschutz-Schulung für einen Bauarbeiter ist komplexer und umfangreicher als eine Vorsorgeuntersuchung / Arbeitsschutz-Schulung für einen Büroangestellten.

Die Geltungsdauer einer ärztlichen Vorsorgeuntersuchung ist immer vom Facharzt für Arbeitsmedizin im Attest ausdrücklich festgelegt. Die Geltungsdauer einer Arbeitsschutz-Schulung ist hingegen von der Art der geleisteten Arbeit abhängig und beträgt 1 Jahr, 3 oder 5 Jahre. Demzufolge ist eine Einzelfallprüfung erforderlich. Klären Sie bitte diese Frage mit Ihrem polnischen Kunden.

Unterlagen vor Ort

Die bei einem Arbeitseinsatz in Polen bereitzuhaltenden Unterlagen müssen in Polen während des gesamten Entsendezeitraums vorhanden sein. Zu den Entsendeunterlagen werden gezählt:

• Arbeitsverträge/Entsendeverträge der entsandten Arbeitnehmer, dem der Ort und die Dauer der Entsendung zu entnehmen sind
• Arbeitszeitdokumentation (Arbeitsbeginn und –ende plus Anzahl der gearbeiteten Stunden) z.B. Stundenzettel
• Unterlagen, die die genaue Höhe der von denjenigen Arbeitnehmern in der Zeit der Entsendung bezogenen Vergütung sowie der abgeführten Steuer- und Sozialversicherungsabgaben belegen (beispielsweise Gehaltszettel) sowie ein Nachweis, dass die Vergütung für die Zeit der Arbeitsverrichtung in Polen tatsächlich ausgezahlt wurde
• A1-Bescheinigungen für die entsandten Arbeitnehmer.

Im Falle einer Kontrolle sind innerhalb von 5 Tagen die oben benannten Unterlagen der polnischen Arbeitsinspektion auf Polnisch vorzulegen .

Bei Kontrolle können ebenfalls weitere Unterlagen angefordert werden:

• ein Attest des Facharztes für Arbeitsmedizin für jeden der entsandten Mitarbeiter, das nachweist, dass es keine gesundheitlichen Vorbehalte zur Leistung der vertraglich geschuldeten Arbeit bestehen (medizinische Vorsorgeuntersuchung),
• ein Nachweis / ein Zeugnis, dass jeder der entsandten Mitarbeiter eine Schulung hinsichtlich der Arbeitssicherheit absolviert hat
• ggf. ein Nachweis, dass die entsandten Arbeitnehmer mit entsprechender Schutzbekleidung und -schuhen ausgestattet waren.

Die Unterlagen sind auf dem Hoheitsgebiet der Republik Polen in Originalsprache (hier Deutsch) aufzubewahren. Lediglich auf Verlangen der Arbeitsinspektion sind die Übersetzungen ins Polnische nachzureichen.

Rechnungsstellung und Umsatzsteuer

In diesem Kapitel werden ausschließlich die länderspezifischen Regelungen betrachtet. Dies bedeutet, dass im Folgenden vor allem die Ausnahmen von der Grundregel bei der umsatzsteuerlichen Behandlung des grenzüberschreitenden Dienstleistungsverkehrs erläutert werden.

Die Umsatzsteueridentifikationsnummer (VAT UE) ist in Polen wie folgt aufgebaut:

• Bezeichnung der USt-IdNr in der Landessprache: „numer VAT UE“
• Abkürzung Aufbau: VAT UE
• Länderkennzeichen: PL
• Anzahl der weiteren Stellen: zehn

Beispiel: PL1234567890

Höhe der Umsatzsteuersätze

Die umsatzsteuerrechtliche Regelung zu den Steuersätzen ist in Art. 41 UStG 2004 enthalten, wobei gemäß Art. 146a UStG derzeit erhöhte Steuersätze gelten. Der Normalsteuersatz beträgt aktuell 23 %.

Ermäßigte Steuersätze:

1. Der Steuersatz i.H.v. 8% (Art. 146a Pkt. 2 UStG 2004 – Anlage 3 zu dem Gesetz) gilt für

• verarbeitete Lebensmittel
• Arzneimittel
• Medizinische Geräte
• Personenbeförderung
• Zeitungen
• kulturelle Veranstaltungen
• Hotel- und Restaurantdienstleistungen
• Lieferung, Aufbau, Modernisierung, Thermomodernisierung, Wohnungsbau im Rahmen des sozialen Wohnungsbauprogramms (Art. 41 Abs. 12 UStG 2004)
• Einfuhr von Kunstwerken, Sammlerstücken und Antiquitäten; Lieferung von Kunstwerken, den innergemeinschaftlichen Warenerwerb (Art. 120 Abs. 2 und 3 UStG 2004).

2. Der Steuersatz i.H.v. 5% (Art. 41 Abs. 2a UStG 2004) gilt für

• unverarbeitete Nahrungsmittel
• Bücher
• Fachzeitschriften
• landwirtschaftliche Güter

Die Anlage 10 des polnischen Umsatzsteuergesetzes enthält eine Auflistung von Waren und Dienstleistungen, die mit diesem Satz besteuert sind.

Einige Dienstleistungen sind von der Mehrwertsteuer befreit. Darunter fallen zum Beispiel Sozialdienstleistungen, Finanzdienstleistungen und Leistungen aus den Bereichen Versicherungen und Bildung.

7.1 Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens bei Dienstleistungen

Grenzüberschreitende Dienstleistungen unterliegen den Regelungen des gemeinsamen, EU-harmonisierten Umsatzsteuersystems. In Polen wurden die Auflagen der Richtlinie 2008/8/EG des Rates vom 12. Februar 2008 zur Änderung der Richtlinie 2006/112/EG bezüglich des Ortes der Dienstleistung im Gesetz vom 11. März 2004 über die Steuer auf Waren und Dienstleistungen (hiernach: USt.-Gesetz) geregelt.

Bei der Umsatzsteuer gilt grundsätzlich das sogenannte Territorialitätsprinzip. Bei grenzüberschreitenden Transaktionen ist in erster Linie der Leistungsort der jeweiligen Dienstleistung festzulegen, denn nicht immer ist der Ort der Dienstleistung gleich dem Ort der Umsatzbesteuerung.

Die Grundregeln bezüglich der Bestimmung des Besteuerungsortes wurden in Art. 28b i 28c des USt.-Gesetzes bestimmt. Dabei hängt die Anwendung der jeweiligen Regelung von der Festlegung ab, ob die Dienstleistungen an Steuerpflichtige (grundsätzlich Unternehmer) – B2B, oder aber an Verbraucher (also Personen, die keine Geschäftstätigkeit ausüben) – B2C ausgeführt werden.

Grundsätzlich gilt nach Art. 28b des USt.-Gesetzes, dass der Leistungsort bei Dienstleistungen an Steuerpflichtige (d.h. B2B) der Ort ist, an dem der Dienstleistungsempfänger ansässig ist. Das heißt, dass für alle Dienstleistungen an Unternehmen (bis auf Ausnahmen, von denen unter Pkt. 7.2 die Rede ist) nicht der Sitz des leistenden Unternehmens maßgeblich ist, sondern dass es darauf ankommt, wo der Leistungsempfänger (Auftraggeber) seinen Sitz hat, beziehungsweise, wenn die Dienstleistung für eine Betriebsstätte ausgeführt wird, wo diese ihren Sitz hat.

Beispiel:

Ein Unternehmer, der in Polen ansässig ist, erbringt an ein deutsches Unternehmen eine Beratungsleistung. In einem solchen Fall gilt Deutschland als Leistungsort. Daher wird auch die Beratungsleistung in Deutschland besteuert. Infolge dessen wird der polnische Unternehmer eine Rechnung ausstellen, ohne darauf die Umsatzsteuer auszuweisen. Stattdessen wird er Folgendes auf der Rechnung vermerken: „odwrotne obciążenie“ (Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger/ReverseCharge), wobei das deutsche Unternehmen in Deutschland die Umsatzsteuer auf diese Dienstleistung erheben muss.

Wird dies nicht beachtet, kann es dadurch zu einer Ablehnung bei der Vorsteuererstattung in Polen an den deutschen Rechnungsempfänger kommen, da es sich in diesem Fall um eine zu Unrecht ausgewiesene Umsatzsteuer handelt, die als solche nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt (Art. 88 Abs. 3a Pkt. 2).

Beispiel:

Ein Unternehmer, der in Deutschland ansässig ist, erbringt an ein polnisches Unternehmen eine Beratungsleistung. In einem solchen Fall gilt Polen als Leistungsort. Das heißt, die Beratungsleistung ist in Polen zu besteuern, da diese nach dem aufgezeigten Grundsatz in Deutschland nicht steuerbar ist. Infolge dessen hat der deutsche Unternehmer eine Rechnung auszustellen, ohne darauf die Umsatzsteuer auszuweisen. Stattdessen wird er Folgendes auf der Rechnung zu vermerken sein: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.

Bei Dienstleistungen an Nichtsteuerpflichtige lautet hingegen die Grundregel, dass als Ort der Dienstleistung der Ort gilt, an dem der Dienstleistungserbringer den Sitz seiner wirtschaftlichen Tätigkeit hat (Art. 28c USt-Gesetz).

7.2 Ausnahmen

Abweichend von der Grundregel gibt es allerdings wichtige Ausnahmen. Sie sind in Polen vor allem in Art. 28d bis 28n des polnischen Umsatzsteuergesetzes geregelt. Dienstleistungen, die sich auf ein in Polen gelegenes Grundstück beziehen (Art. 28e)

Dienstleistungen, die sich auf ein Grundstück beziehen, werden dort umsatzsteuerlich erfasst, wo das Grundstück liegt (Belegenheitsort). Die Dienstleistungen, die hierunter fallen, sind vielfältig.

Hierzu zählen zum Beispiel:

• Vermietung und Vermittlung von Immobilien
• die Begutachtung von Grundstücken;
• das Erstellen von Bauplänen sowie Maklertätigkeiten;
• ebenso fallen hierunter aber auch Bau- und Montageleistungen, die auf einem im Ausland gelegenen Grundstück ausgeführt werden.

Die genaue Abgrenzung muss im Einzelfall sorgfältig vorgenommen werden. In konkreten Einzelfällen ist fachkundiger Rat zu empfehlen.

Grundstücksdienstleistungen, die sich auf polnische Grundstücke beziehen, sind aufgrund der Steuerbarkeit in Polen ausnahmslos ohne die deutsche Umsatzsteuer abzurechnen. Dies gilt auch dann, wenn derartige Umsätze an in Deutschland ansässige Unternehmer abgerechnet werden, so zum Beispiel, wenn ein deutscher Subunternehmer für einen deutschen Generalunternehmer in Polen Bauleistungen ausführt.

Dies hat grundsätzlich noch nicht zur Folge, dass sich der Subunternehmer in Polen in jedem Fall umsatzsteuerrechtlich registrieren lassen muss, denn auch hier kommt es zum Übergang der Steuerschuld auf den deutschen Generalunternehmer als Leistungsempfänger. Allerdings hat in Polen dann eine Registrierung des Generalunternehmers für die umsatzsteuerrechtlichen Zwecke zu erfolgen.

Personenbeförderung (Art. 28f)

Personenbeförderungen werden nach der zurückgelegten Beförderungsstrecke beurteilt (Ort des „Bewirkens“). Dies bedeutet, dass ggf. eine Aufteilung nach Streckenanteilen vorzunehmen ist.

Das heißt wiederum, dass ein Ticket für eine grenzüberschreitende Beförderung mit dem polnischen Steuersatz in Höhe von 8% nur zu dem Teil besteuert wird, der der in Polen (bis zur Grenze) gefahrenen Strecke entspricht.

Beispiel: Angenommen die Strecke von Polen über Deutschland bis nach Österreich beträgt ca. 1000 km, darunter 400 km auf Polen, 500 km auf Deutschland und die übrigen 100 km auf Österreich entfallen, und das Ticket 100 PLN kostet, so wird mit dem polnischen Steuersatz von 8% der Betrag von 40 PLN besteuert werden (verhältnismäßig: 400/1000 km), 50 PLN – in Deutschland und 10 PLN – in Österreich.

Hinweis: Ausländische Unternehmen, die nur gelegentlich nach Polen fahren, können sich nach einem vereinfachten Verfahren für die Umsatzsteuer online anmelden und diese auch einfacher abrechnen. Um die besondere Prozedur für Dienstleistungen im Rahmen der internationalen, gelegentlichen Straßen-Personenbeförderung zu nutzen, sollte der steuerpflichtige Fuhrunternehmer diese Absicht auf elektronischem Wege über das Anmeldungsformular VAP-R beim Leiter das Zweiten Finanzamt Warszawa –Śródmieście beantragen.

Nach dem Erhalt dieses ausgefüllten Anmeldeformulars wird seitens des zuständigen Warschauer Finanzamtes dem Steuerpflichtigen die MwSt.-Identifikationsnummer auf einem VAP-5 Formular elektronisch zugeteilt, welche den Fuhrunternehmer dann als  „MwSt.-Pflichtiger - gelegentliche Beförderungen“ bestätigt.

Eintrittsberechtigung zu Kongressen, Seminaren und ähnlichen Veranstaltungen (Art. 28g)

Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Einräumung von Eintrittsberechtigungen zu Kultur-, Kunst-, Sport-, Wissenschafts-, Bildungs- oder Unterhaltungs-veranstaltungen sowie ähnlicher Veranstaltungen wie Messen und Ausstellungen und die damit zusammenhängenden Nebenleistungen unterliegen der Umsatzbesteuerung am jeweiligen Tätigkeitsort, das heißt dort, wo die entsprechende Veranstaltung stattfindet (Tätigkeitsort).

Restaurations- und Verpflegungsleistungen (Art. 28i)

Restaurant- und Verpflegungsleistungen sind dort steuerbar, wo sie erbracht werden. Das heißt, beim Essen in polnischen Restaurants fällt die polnische Umsatzsteuer an.

Hinweis: Restaurant- und Verpflegungsleistungen, die an Bord eines Schiffes oder eines Flugzeugs oder in Zügen während der innerhalb der Gemeinschaft stattfindenden Personenbeförderung ausgeführt werden, sind am Abgangsort der Beförderung steuerbar.

Kurzfristige Vermietungen von Beförderungsmitteln (Art. 28j)

Vermietungen von Transportmitteln über einen kürzeren Zeitraum sind dort steuerbar, wo das Beförderungsmittel tatsächlich zur Verfügung gestellt wird (Ort, an dem das Fahrzeug zur Verfügung gestellt wird). Als kürzerer Zeitraum gilt der Besitz oder die Verwendung des Transportmittels während eines ununterbrochenen Zeitraums von nicht mehr als 30 Tagen (bei Wasserfahrzeugen 90 Tage).

Wer also in Warschau am Flughafen einen Mietwagen für eine kurze Geschäftsreise übernimmt, wird hierfür mit der polnischen Steuer belastet.

Werden Fahrzeuge hingegen über die genannten 30 Tage hinaus gemietet oder geleast, gilt die Grundregel. Nach dieser kommt es für die Steuerbarkeit auf den Sitz des Leistungsempfängers an.

7.3 Rechnungsstellung bei Ausnahmen

Sollte es sich um einen Ausnahmefall (siehe oben 7.2) handeln, ist die deutsche Umsatzsteuer in der Rechnung nicht auszuweisen. Wird dies nicht beachtet, steht der Vorsteuerabzug für den deutschen Rechnungsempfänger in Frage, da es sich in diesem Fall um eine zu Unrecht ausgewiesene Umsatzsteuer handelt, die als solche nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Für diese Umsätze muss vielmehr generell die ausländische Umsatzsteuer des Landes, in dem die Tätigkeit ausgeübt wird, in Rechnung gestellt werden.

In einem solchen Fall kann die umsatzsteuerliche Abrechnung des Projektes bei dem der Leistungsort in Polen liegt, auf zwei Wegen erfolgen:

• entweder im Rahmen des Regelbesteuerungsverfahrens inkl. polnischer USt. (nach der Registrierung für die USt.-Zwecke in Polen) oder
• im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens (keine Registrierung für USt.-Zwecke in Polen). Der deutsche Unternehmer stellt seine Rechnung netto mit dem Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger unter Angabe seiner USt-IdNr. und der Umsatzsteueridentifikationsnummer des Leistungsempfängers.

Zu beachten ist, dass nicht in jedem Fall das Reverse-Charge-Verfahren angewendet werden kann. Grundsätzlich muss sich das leistende Unternehmen in Polen immer dann registrieren und die Abrechnung von Leistungen zwingend im Rahmen des Regelbesteuerungsverfahrens vornehmen, wenn der Leistungsort in Polen liegt.

Ob das der Fall ist, bedarf jedoch einer genauen Prüfung im nationalen Steuerrecht des Tätigkeitsorts.

Vor allem bei Bauleistungen bedarf es den fachkundigen Rat eines polnischen Steuerberaters. Die Situation des deutschen Unternehmens unterscheidet sich hier nämlich je nach Art der Umsätze, welche durch das Bauunternehmen in Polen erbracht werden. Zu fragen ist nämlich danach, ob das polnische Bauprojekt als eine Bauleistung oder eine Werklieferung (= Lieferung mit Montage) oder als eine sonstige grundstücksbezogene Leistung anzusehen ist.

Die Situation unterscheidet sich ferner auch nach dem Status des Bauunternehmens. Zu fragen ist nämlich, ob das Unternehmen als Generalunternehmer oder Subunternehmer bei der Ausführung eines Bauprojekts tätig ist.

Eine Registrierung für Umsatzsteuerzwecke in Polen ist dabei nicht gleichzusetzen mit der Gründung einer inländischen (polnischen) Firma oder einer dauerhaften Niederlassung. Des Weiteren gibt es in Polen keine Schwelle für die Registrierung nicht ansässiger Unternehmer gleichwohl muss eine Umsatzsteuernummer (NIP) vorhanden sein, bevor die zu versteuernden Leistungen anfallen.

Beachtet der deutsche Unternehmer gegebenenfalls seine Registrierungspflicht nicht, verwirkt er in jedem Fall in Polen sein Recht auf Abzug der ihm dort entstandenen Vorsteuern.

Kommt es aufgrund der Ausnahmen zur Veranlagung in Polen, so muss sich das deutsche Unternehmen beim II. Finanzamt für Warschau-Mitte (II Urzad Skarbowy Warszawa Srodmiescie, ul. Jagiellonska 15, 03-719 Warszawa, Polen) registrieren. Dies bedeutet, dass das deutsche Unternehmen in Polen die Umsatzsteuer-voranmeldungen abgeben muss.

7.4 Umsatzsteuervoranmeldung bei Ausnahmen

In der deutschen Umsatzsteuervoranmeldung ist der entsprechende Umsatz in der Zeile 42, „Übrige nicht steuerbare Umsätze (Leistungsort nicht im Inland)" zu melden, wenn der Leistungsort im Ausland liegt.